Работа в современной IT-компании — это далеко не взаимодействие с компьютером один на один, даже в условиях удаленки. Не меньше, чем профессиональные знания, сегодня важны софт скиллы, основой которых является коммуникация. Работа в команде, онлайн-взаимодействие с коллегами и заказчиками, навыки самопрезентации и питчей своих идей — то, без чего айтишнику будет сложно проложить себе успешный карьерный путь.
На данный момент Digital-этикета не существует, но благодаря выверенным традициям и совокупным правилам компаний, сформировались рекомендации по успешному взаимодействию. Финтех-компания ID Finance вместе с известным коучем и успешной бизнесвумен Светланой Авраменко, за плечами которой 15 лет в бизнесе и в качестве последнего проекта — официальное представительство бренда New Balance в Беларуси, выработали свои правила.
«Коммуникация — сложная штука. Сбой в ней может возникать из корпоративной культуры, бизнес-процессов и даже из-за выбранных средств онлайн-коммуникации, — отметила Светлана, и вот, какие рекомендации получают сотрудники ID Finance.
Совет № 1. Выберите удобный всем канал коммуникации.
Наиболее классическим каналом коммуникации является почта. Она предполагает то, что письмо, которое вы отправляете должно иметь тему, а адресаты должны быть указаны следующим образом. В строке «Кому» вы указываете адрес того, кому отправляете письмо. И все, кто там указан, по правилам коммуникации должны дать ответ на это письмо.
Если же вы просто хотите, чтобы другие люди были проинформированы вашим письмом, но не ждете от них фидбека, вы указываете их «имейлы» в строке «Копия». Само письмо должно быть коротким. В начале письма должно быть указано то, о чем вы хотите поговорить.
Хорошим тоном является ответ на адресованное вам письмо в течение суток.
Мессенджеры предполагают более ускоренную коммуникацию, где мы пишем тогда, когда хотим добиться результата как можно быстрее. И в диджитал-этикее желателен ответ в мессенджере в течение 15-30 минут.
Совет № 2. Будьте вежливыми.
Здесь все, на первый взгляд, просто, однако иногда прописные истины почему-то забываются. В любом сообщении обязательно приветствие — не допустимо отправлять первое сообщение за день без пожелания доброго дня. Таже при обращении желательно назвать коллегу по имени — это располагает собеседника к диалогу. Не стоит забывать и о «спасибо».
Совет № 3. Не игнорируйте собеседника.
Время — это ресурс, и, если человек ждет вашего решения и ответа, он эмоционально на вас тратится. Если к вам обратились, но вы не можете дать обратную связь тут же, сориентируйте собеседника по срокам.
Совет № 4. Не используйте голосовые сообщения и эмоджи в деловой переписке.
Сложность коммуникации голосовыми сообщениями заключается в том, что пока вы собираетесь с мыслями, делаете паузы — время идет. А время — деньги. К тому же в таком случае у адресата должна быть возможность прослушать запись, в которой могут содержаться важные цифры и данные, которые ему придется еще и законспектировать. Поэтому записать голосовое сообщение можно только в крайнем случае, если вам быстро нужно передать информацию, а писать — возможности нет. Также такой способ коммуникации допустим только при условии, что все «твердые» вещи будут дальше прописаны в сообщении — даты, цифры, договоренности. А вообще помните, что масса людей не прослушивает голосовые сообщения совсем.
Что касается эмоджи, то они остаются для личных сообщений и условно не рабочих чатов.
Также в качестве рекомендации стоит отметить, что в деловой переписке стоит крайне осторожно использовать CapsLock, так как это слишком агрессивный стиль, как и слова «важно», «срочно» и восклицательные знаки.
Совет № 5. Правильно ставьте ТЗ.
В рамках нашего взаимодействия идет передача информации от одного человека к другому. Транслирование технического задания — самая сложная и самая важная часть рабочего взаимодействия. Но в данном случае есть хороший прием, который точно поможет. Просто поставьте себя на место другого человека, чтобы понять, какая информация вам нужна была бы для решения данной задачи. А дальше передайте всю эту информацию целиком — соберите максимальную картину, какую вы бы хотели, чтобы передали вам.
Для того, чтобы добиться успехов в оформлении ТЗ, анализируйте запросы, которые поступают, и обращайте внимание на ошибки, которые были сделаны до этого.
Совет № 6. Готовьтесь к онлайн-встречам заранее.
Не забывайте, что неподготовленность ко встрече одного члена команды, опоздание или его отсутствие влияет на работу всей команды. Но помимо информационной готовности мы должны соответствовать встрече и внешне, если у вас существует правило включенной камеры на онлайн-митинге. Также недопустимо во время «колла» параллельное занятие домашними делами. И не забывайте отключать микрофон, когда спикер не вы.
Если происходит форс-мажор, к примеру, в комнату заходит ребенок, следует выключить камеру, вывести ребенка, и только потом подключиться снова ко встрече, когда вы будете абсолютно готовы.
Совет № 7. Подводите итоги.
После каждой встречи, на которой вы что-то проговорили и о чем-то договорились, пропишите все это, резюмируя результаты. Это поможет еще раз проговорить ответственность каждого и установить сроки. Практика финализировать договоренности в рамках подведения итогов встречи — это отличная возможность избежать отклонений от реализации договоренностей. Да, это требует дополнительного времени, но, поверьте, оно того стоит.
«Эффективная коммуникация комфортна, оптимальна по времени, имеет единообразное понимание договоренностей — сроки, цифры, места, участники, — и все договоренности сохраняются до следующих договоренностей», — резюмировала Светлана Авраменко. И, как видите, достичь ее не сложно. Главное — не забывать о достаточно простых правилах.