EPAM + ЗАО «КиС» = SAP

На прошедшем 3 октября минском SAP Форуме компания EPAM Systems презентовала  собственное преднастроенное решение по бюджетному управлению для предприятий розничной торговли, которое было внедрено в витебском ЗАО «КиС». Татьяна Ахрамович, ведущий консультант SAP BI/BPC, выступавшая на конференции, рассказала о работе над проектом.

Узнать подробности

Сегодня преднастроенные решения – прогрессивная альтернатива проектам внедрения «с нуля». И одним из ярких примеров тому является преднастроенное решение EPAM Systems для бюджетного управления в сфере розничной торговли, которое в этом году официально квалифицировано в SAP  и успешно внедрено в ЗАО «КиС».

ЗАО «КИС» - белорусская компания, созданная в 1994 году, направления деятельности которой включают розничную торговлю швейными и трикотажными изделиями, фурнитурой, тканями, оптовую торговлю автомобильными и сельскохозяйственными шинами и аккумуляторами. ЗАО «КиС» имеет собственное производство,  более 10 лет успешно работает на рынках РБ и РФ.

На момент старта проекта в ЗАО «КиС» был выстроен управленческий учет, но не существовало эффективно работающей системы бюджетирования.

При планировании заказчик сталкивался с типовыми для многих компаний проблемами, связанными с отсутствием методологии бюджетирования и использованием Excel как инструмента автоматизации, например:
• фрагментарное верхнеуровневое планирование без требуемой детализации;
• непрозрачный и неконтролируемый бюджетный процесс;
• сложность сбора факта и проведения план-факт анализа;
• низкое качество данных и потери данных;
• неэффективное использование ресурсов;
• потеря управляемости бизнеса по мере его развития.

Перед проектом внедрения системы бюджетирования в ЗАО «КиС» были поставлены цели повышения управляемости и эффективности бизнеса, снижения стоимости и длительности цикла планирования, повышения точности формирования бюджетов.

Сроки выполнения проекта по желанию заказчика не должны были превышать 6 месяцев, включая разработку методологии бюджетного управления и ее автоматизацию. Для автоматизации бизнес-процессов предприятия были рассмотрены следующие платформы: 1С, Гедымин, SAP BPC. По результатам комплексного исследования совет директоров ЗАО «КиС» сделал выбор в пользу EPAM Systems как исполнителя, SAP BPC (версия 10.0 для NetWeaver) как платформы и преднастроенного решения EPAM Systems для бюджетного управления в сфере розничной торговли как основы для дальнейшего развития системы бюджетирования.

Проект стартовал 8 апреля 2013 г. Управление проектом велось с учетом общих принципов ASAP методологии и внутренней методологии EPAM Systems по внедрению преднастроенных решений.

В исполнении проект прошел 5 этапов:

Инициализация. На протяжении 3-х дней с ЗАО «КиС» мы активно прорабатывали стратегию и устав проекта, максимально детализировали план внедрения для его выполнения в заданные сроки. Правильно выстроенные уже на первом этапе коммуникации и ответственность заложили хороший темп внедрения.

Концептуальное проектирование. В течение следующих 1.5 месяцев мы исследовали существующие бизнес-процессы заказчика, определили дополнительный функциональный объем для реализации за рамками преднастроенного решения, адаптировали под бизнес-процессы ЗАО «КиС» методологию внедряемого преднастроенного решения и подготовили концептуальный проект системы. На данном этапе мы, в том числе, определили требования к системному ландшафту и конфигурации серверного оборудования.

Реализация. Далее 2.5 месяца длился этап реализации. На этой стадии мы развернули системный ландшафт, установили преднастроенное решение и доработали его с учетом зафиксированных в концептуальном проекте требований. Кроме того, подготовили полный пакет документации, необходимый для сопровождения системы бюджетирования и работы с ней: проектные решения, протоколы настроек, руководства пользователей.

В дополнение к преднастроенному решению с учетом специфики бизнес-процессов ЗАО «КиС» был реализован следующий функционал:
- скользящее по полугодиям планирование;
- бюджет закупок по способам закупки;
- производственный бюджет;
- бюджет НДС и модель расчета бюджета НДС по 8 видам НДС;
- бюджет расчетов по НДС с государством и модель расчета НДС к уплате государству;
- дополнительные аналитические отчеты и формы;
- автоматическая загрузка факта из учетной системы Гедымин.

Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации. 1 месяц был выделен на подготовку системы бюджетирования к опытно-промышленной эксплуатации. Для этого предварительно были разработаны план обучения заказчика, план и сценарии тестирования системы. В течение 1 недели мы обучили 20 бизнес-пользователей и специалиста по базису. Последующие 3 недели совместно с будущими пользователями системы провели функциональное и интеграционное тестирование.

Опытно-промышленная эксплуатация. Понадобился еще 1 месяц, чтобы осуществить перевод системы в продуктивную эксплуатацию.

Дальнейшее сотрудничество. В течение 3-х месяцев после запуска системы в продуктивную эксплуатацию мы планируем осуществлять гарантийную поддержку. Кроме того, подписано и вступило в силу дополнительное соглашение между ЗАО «КиС» и EPAM Systems по сопровождению системного ландшафта.

Общая длительность проекта составила 6 месяцев (8 апреля 2013 г. – 14 октября 2013 г.). Во внедрении  были задействованы один методолог и два консультанта со стороны EPAM Systems, бизнес-аналитик со стороны ЗАО «КиС».

Подводя итог, можно сказать, что проект был успешно реализован в указанные сроки и в рамках изначально запланированного бюджета. Мы расширили свою экспертизу в таких областях как розничная и оптовая торговля, дискретное производство. В ходе проекта неоднократно убеждались в том, что правильно выстроенные коммуникации и обоюдная заинтересованность сторон являются одной из ключевых гарантий успешности внедрения и достижения поставленных результатов.

И, конечно, не упустим случай привести выдержку из благодарственного письма от ЗАО «КиС»:

Закрытое акционерное общество «КиС» выражает признательность  компании «ЭПАМ Системз» за  своевременно и качественно выполненный проект по внедрению автоматизированной системы бюджетирования  на базе программного обеспечения SAP BPC (версия 10.0 для NW). Переход на эту систему позволил нам реализовать бизнес-планирование на более детальном уровне, взаимно увязать множество разрозненных отчётных форм и наладить план-факт анализ, а также настроить универсальную систему под особенности различных видов деятельности предприятия и особенности местного налогового законодательства.

На фото (слева направо): Татьяна Ахрамович, ведущий консультант SAP BI/BPC;  Александр Коржуев, директор ЗАО «КиС»; Алла Ленская, руководитель департамента SAP BI.