Рассказываю, как использовать Notion для бизнеса. Внутри 24 бесплатных шаблона

Кто пишет: Мария Беганская, амбассадор Notion, сертифицированный эксперт по построению структур внутри Notion. Три года консультирую средний и крупный бизнес.

Почему Notion лучше других инструментов?

На рынке давно существуют и другие инструменты для организации работы. Например Microsoft, Google и Atlassian.

Но у Notion есть несколько ключевых преимуществ:

• Единое пространство. В отличие от Microsoft и Google, где вам приходится использовать отдельные приложения для различных задач (например, Microsoft Word, Excel, Google Docs, Google Sheets), Notion объединяет все функции в одном месте. Это значительно упрощает работу и уменьшает количество переключений между приложениями.
• Гибкость и настраиваемость. У Atlassian есть мощные Jira и Confluence, но их сложно настроить под вас. В Notion вы можете легко настроить свои рабочие процессы, даже не обладая техническими навыками.
• Шаблоны. Notion предлагает готовые шаблоны для различных бизнес-процессов, что позволяет быстро начать работу и адаптировать их под свои потребности. Это экономит время и помогает избежать ошибок.

Например: ваш отдел маркетинга начинает новую кампанию. Вы можете быстро создать RoadMap, добавить новые задачи в базу задач, обновить CRM-воронку с новыми лидами и организовать встречи команды для обсуждения стратегии.

Все это можно сделать в одном приложении без необходимости переключаться между разными инструментами.

База знаний компании

Место, где собрана вся важная информация о вашей организации. В Notion для этого уже есть готовые шаблоны, которые можно настроить под свои потребности: инструкции по использованию внутренних систем, справочники по продуктам, политика компании и многое другое.

Как база знаний облегчит вашу работу:

• Быстро найдёте нужную информацию. 
• Сократиться время на обучение новых сотрудников.
• Уменьшиться количество повторяющихся вопросов. 

Вот какие шаблоны в Notion я рекомендую:

1. Шаблон № 1
2. Шаблон № 2
3. Шаблон № 3

HR -кабинеты

В Notion можно вести учет всех сотрудников, отслеживать их профессиональное развитие, планировать обучение и многое другое.

В таких кабинетах удобно хранить:

• Личные дела сотрудников.
• Планы обучения и развития.
• Графики отпусков.
• Внутренние объявления.

А вот шаблоны, которые удобно использовать:

1. Шаблон № 1.
2. Шаблон № 2.
3. Шаблон № 3.

CRM-воронки

Можно настроить CRM воронку, которая будет включать все этапы продаж — от первого контакта до завершения сделки.

Преимущества использования CRM воронок в Notion:

• Визуализация процесса продаж.
• Легкость в отслеживании прогресса.
• Возможность интеграции с другими инструментами.

Шаблоны, которые я рекомендую: 

1. Шаблон № 1.
2. Шаблон № 2.
3. Шаблон № 3.

Онбординг

Процесс адаптации новых сотрудников постоянно превращается в игру «испорченный телефон». В Notion можно организовать пространство, где будут все необходимые шаги и материалы для новых людей в команде.

Что можно включить в шаблон адаптации:

• Приветственное письмо.
• План введения в должность.
• Список контактов.
• Важные документы и инструкции.
• Тесты (их тоже можно создать в Notion!). 

А вот шаблоны, которые помогут заонбордить сотрудника: 

1. Шаблон № 1.
2. Шаблон № 2.
3. Шаблон № 3.

Лэндинги

Шаблоны Notion позволяют быстро создать сайт без знаний программирования. И при регистрации в Notion у вас сразу есть домен, за который не надо платить, но можно кастомизировать.

Преимущества создания вебсайтов в Notion:

• Быстрая настройка и запуск.
• Возможность редактирования в любое время.
• Интеграция с другими инструментами.

Посмотрите, как выглядят сайты, созданные в Notion:

1. Пример № 1.
2. Пример № 2.
3. Пример № 3.

Шаблоны для встреч, 1:1 и ретроспектив

В Notion есть много готовых шаблонов для рабочих встреч. Они помогают структурировать обсуждение, фиксировать важные моменты и отслеживать прогресс.

Что можно включить в шаблоны для встреч:

• Повестка дня.
• Протокол встречи.
• Задачи и сроки.
• Фидбэк и заметки.

Шаблон для встреч 1:1 в Notion:

1. Шаблон № 1.
2. Шаблон № 2.
3. Шаблон № 3.

RoadMap

Стратегический план, который показывает, как будет развиваться проект или продукт с течением времени. В Notion вы можете создать RoadMap, который поможет вам визуализировать цели, задачи и важные этапы вашего проекта.

Что можно включить в RoadMap:

• Цели и вехи.
• Задачи и подзадачи.
• Сроки и дедлайны.
• Ответственные лица.
• Прогресс и статусы.

Пример RoadMap в Notion:

1. на скрине — Шаблон № 1.
2. Шаблон № 2.
3. Шаблон № 3.

Рабочий стол компании

Шаблон, благодаря которому вы держете нужное для работы под рукой. Сотрудники быстро находят проекты, задачи, инструкции, документы. А руководители быстрее управляют работой и получают аналитику.  

Рекомендую не пользоваться готовым шаблоном, а создать свое собственное пространства с нуля. Готовый шаблон никогда не будет отвечать целям вашей компании и, скорее всего, вы забросите работу над ним в самом начале — очень разочаровавшись в Notion.

Что можно включить в рабочий стол компании:

• База задач.
• База знаний.
• Встречи команды.
• CRM.

Однако включу примеры, как может выглядеть рабочий стола компании в Notion:

1. Пример № 1.
2. Пример № 2.
3. Пример № 3.

Notion — это универсальная платформа, которая адаптируется под потребности бизнеса и помогает структурировать и оптимизировать бизнес-процессы. Приятно, что сервис продолжает активно развиваться, добавляя новые функции и улучшения ежемесячно.

Независимо от того, создаете ли вы базу знаний, управляете HR процессами, ведете CRM воронку или планируете встречи, в нем есть найдутся инструменты для реализации ваших задач.

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции. 

Что ещё почитать у комьюнити:

• 5 функций Notion, которые упростят вашу работу; 
• Как правильно считать деньги? Обзор бесплатных шаблонов Notion;
• Как эффективно организовать работу и не прокрастинировать? Делюсь своей методикой.