5 функций Notion, которые упростят вашу работу

Кто пишет: Мария Беганская, сертифицированный эксперт по построению структур внутри Notion. Уже три года консультирую средний и крупный бизнес.

Превращайте любую страницу в wiki

Функция подходит тем, кто часто использует Notion для работы с информацией, которая быстро устаревает. Например, вы молодой стартап, и раз в пару месяцев вся ваша документация устаревает из-за быстрого развития.

Если вы превратите страницу в wiki, то можно на каждый документ, вложенный в эту страницу, установить «актуальность». И назначить ответственного за верификацию информации.

В остальном — страница wiki имеет аналогичные свойства и возможности с базой данных.

Как применить: Верхний правый угол — три точки — turn into wiki.

Встраивайти форму обратной связи

Notion все еще достаточно новый и неосвоенный инструмент. Кнопка с обратной связью поможет внедрить сервис в работу. А ещё такими интеграциями можно встраивать тесты в онбординг-процессы, опросы или формы заявок.

Как горячую линию идеально встроить Asana. Также можно использовать Tally, Typeform, Google Forms. Вы можете найти доступные интеграции на странице. 

Как применить: Копируете ссылку на форму — вставляете на страницу в Notion — при вставке жмете на опцию Create Embed.

Копируйте базы данных без контента

Функция пригодится, если вы уже настроили структуру работы одного из отделов. Например: 

• создали базу данных с задачами, в которой ввели все нужные вам свойства,
• настроили в этой базе данных шаблоны,
• дополнительно сделали базу в личных кабинетах сотрудников отдела.

И хотите, чтобы другие отделы её придерживались. Эта функция позволит новичкам быстрее адаптироваться, облегчит обмен документацией между отделами и будет проще сообщать об изменениях.

Можно копировать каждую базу данных, удалять из нее все записи вручную, а можно воспользоваться функцией «копирование БД без контента», которая сбережет вам пару часов работы и тысячу нервных клеток.

Как применить: Нажмите на шесть точек сбоку базы данных — выберите «Duplicate» — «Duplicate without content».

Добавление описания для properties (свойств) в базах данных

Благодаря этой функции вы забудете о перегруженных информацией регламентах и беспорядке в базах данных.

Такое случается, когда компания хочет упорядочить информацию в Notion по одному типу. Например, имя документа — информация про номер проекта, а ответственный — тимлид. Такие инструкции можно передать словами или прописать в регламент.

Но слова работают, как испорченный телефон. А регламенты часто пылятся где-то в библиотеке файлов.

Чтобы этого избежать, можно дать информации дополнительную информацию в базах данных. Если в свойстве «Имя» должна быть информация в определенной последовательности, например «Категория_Область», можно внести такую подсказку в описание этого свойства. При наведении на которое теперь будет всплывать введенная подсказка, как указано на снимке экрана.

Как применить: Нажмите на любое свойство в БД — затем на значок информации — добавьте описание.

Добавьте только разрешённые домены электронной почты

Если у вашей компании есть корпоративный почтовый адрес, каждый сотрудник получит доступ к рабочей области. Для этого нужно выставить настройки в боковом меню?

Когда вы увольняете сотрудника и изымаете его почту, он автоматически потеряет все права к вашей базе в Notion.

Как применить: Боковое меню — настройки — настройки рабочего пространства — прокрутить вниз — вставить домен в «Allowed email domains». 

Поделитесь в комментариях, чем вы будете пользоваться. 

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. 

Поддержите редакцию 1,5% налога: бесплатно и за 5 минут

Как помочь, если вы в Польше