Zero Inbox. Пошаговая инструкция, как почистить почту и не потерять важную информацию
Открываете утром рабочую почту, а там — десятки непрочитанных сообщений. Знакомо? Страшно?
Технический директор трэвел API Duffel, Нерберто Лопес, использует метод Inbox Zero («ноль входящих»). Пересказываем главные его советы.
Этот текст первоначально был опубликован в журнале Stifted. Подписвайтесь!
Активно пользуетесь приёмчиками или сервисами, которые облегчают вам жизнь? Расскажите о них читателям dev.by. Пишите на blog@dev.by или в телегу @blogs_devby (это безопасно).
Для моих советов вам не понадобятся сторонние инструменты — вы можете использовать настройки Gmail по умолчанию.
- Используйте сочетания клавиш. Навигация по электронной почте с помощью клавиатуры позволяет быстрее и проще просматривать сообщения. Команды, которые вам нужно выучить: архивировать, удалять, откладывать или отвечать. Чтобы увидеть полный список сочетаний клавиш (включая те, которые нужно включать вручную), наберите '?', когда у вас открыт Gmail. Сочетания клавиш по-разному работают на ПК и Mac.
- Отсортируйте сообщения по важности — вот инструкция. Google отлично справляется с классификацией важных писем. Помечая письма звездочками, вы помогаете ему узнать, что для вас важно, и сохранить более важные разговоры на потом.
- Если писем слишком много, проверяйте их по частям. Понимаю, когда на вас обрушился поток писем, одно их количество может угнетать. Разбейте переписку на части, и проверяйте в течение дня. Я лично проверяю письма утром, затем в перерывах между встречами и еще раз в конце дня.
Применяйте ярлыки и фильтры.
Ярлыки отличаются от папок, с их помощью лигко фильтровать рассылки или определенные письма от команды, которые мне нужно просматривать только раз в неделю или около того.
Вот как это делается:
- Создайте ярлык.
- Вручную добавьте ярлык ко всем входящим и исходящим сообщениям с помощью сочетания клавиш (обычно это можно сделать, нажав «L»).
- Создайте фильтр Gmail, чтобы ярлык автоматически применялся к определенным письмам. Вот как это сделать:
* В верхней части окна поиска нажмите на стрелку или значки фильтров.
* Введите термины для поиска конкретных сообщений. Например, чтобы отфильтровать и пометить письма из учетной записи, введите адрес электронной почты в поле «От:».
* В нижней части окна поиска нажмите кнопку «Создать фильтр».
* Перейдите к пункту «Применить метку»: и выберите метку.
* Нажмите кнопку «Создать фильтр». - Используйте фильтры, чтобы решить, что произойдет, когда к письму будет применена метка: например, попадет ли оно в папку «Социальные сети», «Спам» или «Рассылка»?
Расставляйте приоритеты.
Хотите, чтобы электронная почта помогала вам в работе, а не отнимала время? Тогда будьте безжалостны с письмами.
- Отвечайте немедленно. Если у вас есть ответ, не откладывайте его.
- Не пишите эссе: будьте кратки и точны.
- Делегируйте. Зачастую сообщения на самом деле должны быть обработаны другими людьми из вашей команды.
- Отложите его. Если вам нужно больше времени, чтобы ответить на письмо, отложите его на потом. Ответите, когда у вас будет время хорошенько обдумать ответ.
- Удаляйте или архивируйте. Спам, ненужное сообщение или конец цепочки разговоров — немедленно избавьтесь. Сразу почувствуете облегчение.
И бонусные советы
- Ведите список дел. Какой смысл в идеально разобранной почте, если вы не храните таски, которые надо сделать? Я веду свой список дел в текстовом редакторе. Но вы можете использовать специальные сервисы, что-то вроде Google Keep, Asana и т. д.
- Не будьте слишком строги к себе. Добиться Inbox Zero значит уменьшить стресс, а не усугубить его. Псьма накапливаются? Забейте. Выделите потом время, чтобы разобраться с ними. Возможно, придется увеличить время, в течение которого вы обычно их проверяете.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.
Что ещё прочитать у комьюнити:
- PM делится системой, как планировать рабочее и личное;
- Как повысить шансы на оффер? Делюсь шаблоном для эффективного поиска работы;
- Совы тратят лучшее время на работу. Жаворонки — на жизнь. Зачем и как просыпаться раньше?
dev.by, как и другим честным медиа, сегодня очень сложно: редакция работает за пределами страны, а наши рекламные доходы сократились в несколько раз. Но мы справляемся — с вашей помощью. Это вы делитесь с нами инфоповодами, мнениями, опытом, временем и вниманием. А 230 читателей поддерживают нас донатами.
В 2023 году мы хотим собрать 1000 читателей-подписчиков.
Помочь нам можно через Patreon.
Из Беларуси — через Donorbox.
И ещё криптой, тут кошельки.
Спасибо, что прочитали это сообщение.
Читать на dev.by