Zero Inbox. Пошаговая инструкция, как почистить почту и не потерять важную информацию

Этот текст первоначально был опубликован в журнале Stifted. Подписвайтесь! 

Активно пользуетесь приёмчиками или сервисами, которые облегчают вам жизнь? Расскажите о них читателям dev.by. Пишите на [email protected] или в телегу @blogs_devby (это безопасно). 

Для моих советов вам не понадобятся сторонние инструменты — вы можете использовать настройки Gmail по умолчанию.  

• Используйте сочетания клавиш. Навигация по электронной почте с помощью клавиатуры позволяет быстрее и проще просматривать сообщения. Команды, которые вам нужно выучить: архивировать, удалять, откладывать или отвечать. Чтобы увидеть полный список сочетаний клавиш (включая те, которые нужно включать вручную), наберите '?', когда у вас открыт Gmail. Сочетания клавиш по-разному работают на ПК и Mac.
• Отсортируйте сообщения по важности — вот инструкция. Google отлично справляется с классификацией важных писем. Помечая письма звездочками, вы помогаете ему узнать, что для вас важно, и сохранить более важные разговоры на потом.
• Если писем слишком много, проверяйте их по частям. Понимаю, когда на вас обрушился поток писем, одно их количество может угнетать. Разбейте переписку на части, и проверяйте в течение дня. Я лично проверяю письма утром, затем в перерывах между встречами и еще раз в конце дня. 

Применяйте ярлыки и фильтры. 

Ярлыки отличаются от папок, с их помощью лигко фильтровать рассылки или определенные письма от команды, которые мне нужно просматривать только раз в неделю или около того.

Вот как это делается:

• Создайте ярлык.
• Вручную добавьте ярлык ко всем входящим и исходящим сообщениям с помощью сочетания клавиш (обычно это можно сделать, нажав «L»).
• Создайте фильтр Gmail, чтобы ярлык автоматически применялся к определенным письмам. Вот как это сделать:
  
  * В верхней части окна поиска нажмите на стрелку или значки фильтров.
  * Введите термины для поиска конкретных сообщений. Например, чтобы отфильтровать и пометить письма из учетной записи, введите адрес электронной почты в поле «От:».
  * В нижней части окна поиска нажмите кнопку «Создать фильтр».
  * Перейдите к пункту «Применить метку»: и выберите метку.
  * Нажмите кнопку «Создать фильтр».
• Используйте фильтры, чтобы решить, что произойдет, когда к письму будет применена метка: например, попадет ли оно в папку «Социальные сети», «Спам» или «Рассылка»?
  

Расставляйте приоритеты.

Хотите, чтобы электронная почта помогала вам в работе, а не отнимала время? Тогда будьте безжалостны с письмами.

• Отвечайте немедленно. Если у вас есть ответ, не откладывайте его.
• Не пишите эссе: будьте кратки и точны. 
• Делегируйте. Зачастую сообщения на самом деле должны быть обработаны другими людьми из вашей команды.
• Отложите его. Если вам нужно больше времени, чтобы ответить на письмо, отложите его на потом. Ответите, когда у вас будет время хорошенько обдумать ответ.
• Удаляйте или архивируйте. Спам, ненужное сообщение или конец цепочки разговоров — немедленно избавьтесь. Сразу почувствуете облегчение. 

И бонусные советы

• Ведите список дел. Какой смысл в идеально разобранной почте, если вы не храните таски, которые надо сделать? Я веду свой список дел в текстовом редакторе. Но вы можете использовать специальные сервисы, что-то вроде Google Keep, Asana и т. д.
• Не будьте слишком строги к себе. Добиться Inbox Zero значит уменьшить стресс, а не усугубить его. Псьма накапливаются? Забейте. Выделите потом время, чтобы разобраться с ними. Возможно, придется увеличить время, в течение которого вы обычно их проверяете.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. 

Что ещё прочитать у комьюнити: 

• PM делится системой, как планировать рабочее и личное; 
• Как повысить шансы на оффер? Делюсь шаблоном для эффективного поиска работы;
• Совы тратят лучшее время на работу. Жаворонки — на жизнь. Зачем и как просыпаться раньше?

dev.by, как и другим честным медиа, сегодня очень сложно: редакция работает за пределами страны, а наши рекламные доходы сократились в несколько раз. Но мы справляемся — с вашей помощью. Это вы делитесь с нами инфоповодами, мнениями, опытом, временем и вниманием. А 230 читателей поддерживают нас донатами.

В 2023 году мы хотим собрать 1000 читателей-подписчиков.

Помочь нам можно через Patreon. 
Из Беларуси — через Donorbox.
И ещё криптой, тут кошельки.

Спасибо, что прочитали это сообщение.

Поддержите редакцию 1,5% налога: бесплатно и за 5 минут

Как помочь, если вы в Польше