Сегодня представлено огромное количество литературы на тему важных рекомендаций для PM-а, гигабайты онлайн-выступлений топ-менеджеров различных крупных компаний, коучей и просто людей, которым предложили выступить для галочки или за деньги. Информации настолько много, что в ней можно потеряться и запутаться. Поэтому самое ценное — когда рекомендации дает практикующий специалист.
Вместе с Project Manager компании ID Finance Сергеем Волынцом мы составили 10 советов начинающему проектному менеджеру.
1. Наблюдай и анализируй
Первым делом, придя в новый коллектив или получив новый проект «по наследству», нужно присмотреться к команде. Кто пользуется авторитетом и играет задающую роль? Кто добросовестно выполняет поставленные перед ним задачи и обеспечивает наполняемость проекта? А кто — душа компании и способен собрать всю команду вокруг себя во время очередного кофе-брейка, развлекая новой шикарной историей?
Несмотря на индивидуальность и уникальность каждого сотрудника, все они — части большого механизма, в котором каждый выполняет свою задачу, сродни двигателю автомобиля. Как говорят в таком случае многие автолюбители, работает — не лезь. Так и здесь: не ходи со своим уставом в чужой монастырь. Твоя задача в том, чтобы деликатно встраивать новые процессы в существующий коллектив с учетом поведенческих психотипов каждого члена команды, делегировать те или иные активности сотрудникам, учитывая занимаемую ими социальную роль или служебное положение, создавать атмосферу, в которой людям будет комфортно работать.
2. Разделяй и властвуй
Данный тезис плавно вытекает из предыдущего. В любом коллективе, будь то команда из 5-7 или 30-50 человек, есть свои активисты и негласные лидеры, амбиции и нереализованные возможности которых прозябают на полке. Эти ребята — твои рычаги управления командой. Надели их соответствующими полномочиями и обязанностями, составь должностную инструкцию и презентуй команде.
Таким образом, контактируя с тимлидами, ты не только сможешь сузить круг людей, с которыми ты работаешь напрямую, но и передавать им часть менеджерских активностей, таких как управление собственным подразделением, отчетность, контроль выполнения KPI и т. д. К тому же тимлиды способны не только выражать свое мнение и позицию по тем или иным вопросам, но и доносить до тебя консолидированную информацию от каждого подразделения и идеи по улучшению процессов и проекта в целом.
3. Старайся оцифровывать все
Работа проектного менеджера сопряжена с огромным количеством информации, дедлайнов, KPI и так далее. Держать все это в голове, а тем более анализировать и правильно выстраивать стратегии действий, довольно проблематично. Необходимо визуализировать любую информацию, с которой сталкиваешься в ходе работы, в виде диаграмм и графиков, а также оцифровывать все процессы и представлять их в виде показателей.
Тут стоит сделать оговорку, что оцифровать все и вся невозможно и зачастую в этом нет смысла. Необходимо определить ключевые показатели, которые влияют на успех проекта и компании в целом, построить соответствующие метрики и следить за их динамикой. Существует огромное количество специализированного софта, расширений и плагинов — ознакомься хотя бы с самыми популярными и распространенными. Выбери, что тебе больше по душе и оптимально подходит для построения интересующих тебя метрик.
В моей практике, например, достаточно функционала Jira с определенным набором плагинов. Также я пользуюсь расширением, которое позволяет автоматически выгружать данные в Google Sheets и далее строить кастомные метрики уже посредством самого GS.
4. Наращивай экспертизу в каждой специализации
Сейчас поясню. Тебе как руководителю целого проекта по роду деятельности придется общаться с разработчиками, тестировщиками, бизнес-аналитиками, админами, «девопсами» и т. д., в том числе и по рабочим вопросам. Например, спрашиваешь ты разработчика, почему не работает вот эта штука (или работает не так, как ты планировал), а он тебе отвечает что-то на языке, из которого ты понимаешь только предлоги и междометия. И ты такой: «ну, ок», и пошел дальше.
Да, неплохо бы иметь определенный технический бекграунд в момент прихода в профессию, но, если такового у тебя нет, еще не все потеряно. Существует большое количество самоучителей, онлайн- и оффлайн-курсов, литературы и прочего, с чем тебе стоит познакомиться с целью подняться хотя бы на ступень джуниора в специализациях каждого департамента твоей команды. Это поможет не только понимать суть происходящего внутри процессов, но и прогнозировать и превентивно рефлексировать по поводу тех или иных обстоятельств. К тому же имея техническую экспертизу в определенных вопросах, тебе будет проще участвовать в обсуждениях и принимать более правильные решения. Да и в целом, говоря с сотрудниками на одном языке, завоовываешь авторитет в их глазах и автоматически устраняешь мысли в их головах о том, как бы навешать PM-у лапши на уши.
5. Задавай вопрос «почему?»
Вопросы «почему?» и «зачем?» должны проходить тонкой красной нитью через все твое творчество и работу в качестве проектного менеджера. Это обусловлено рядом моментов. К примеру, представитель заказчика или аналитики не всегда до конца могут понимать бизнес и верно генерировать требования, от которых в конечном итоге откажутся. Время, потраченное на разработку, никто не вернет, а в случае продуктовых компаний, это упущенная возможность реализовать более полезные для бизнеса вещи и заработать денег.
Задавая подобные вопросы и заставляя аналитиков лишний раз подумать над новой «фичей», ты можешь избежать лишних и никому не нужных рисков. Работает это и на гораздо более простых вещах. Обращается, скажем, к тебе твой сотрудник с простым и банальным, на твой взгляд, вопросом, ответ на который он в силах дать тебе и себе сам. Ответ вопросом на вопрос заставит его серое вещество шевелиться, поможет научиться выстраивать правильные причинно-следственные связи, индуктивно-дедуктивно мыслить и т. д.
6. Держи баланс между заказчиком и командой
Проектный менеджер в большинстве компаний выполняет роль связующего звена между заказчиком и исполнителем и при этом имеет заинтересованность в производственных процессах обеих сторон. Тебе нужно понимать бизнес, их потребности как в моменте, так и в долгосрочной перспективе. Быть лояльным к их требованиям и пожеланиям и идти навстречу, если в конечном итоге это приведет к получению обоюдных выгод. При этом не стоит слепо соглашаться со всеми пожеланиями, поступающими от заказчика. Необходимо всегда держать в голове ваши договоренности, на которые ты уже подписался ранее, адекватно оценивать производственные возможности своей команды, сроки сдачи, график отпусков и прочее. В общем, стоит избегать перегибов между заказчиком и IT, быть своего рода медиатором и научиться говорить «нет» в обе стороны, когда этого требует ситуация.
7. Стань авторитетом для команды
«Стать другом и авторитетом» — звучит, конечно, немного популистски, но стремиться к этому действительно стоит. Знания того, чем дышит твой сотрудник, какие у него интересы, проблемы в жизни, планы и мечты, поможет тебе лучше его понимать как личность, соответствовать его ожиданиям по развитию в рамках вашей компании. Да и в целом, куда приятнее работать в коллективе, в котором царят приятельские отношения.
Что касается авторитета: будь последователен в своих словах и поступках, не давай пустых обещаний. А если уж дал, будь добр, постарайся выполнить, будь приветлив, добр и отзывчив. Команда должна видеть, что все рабочие вопросы, как внутренние, так и внешние, решаются. Что ты слышишь каждого и задаешь их словам правильный вектор. Почему это важно? Потому что, если команда не видит в тебе «хорошего парня», коллеги будут просто ходить на работу, выполнять поставленные задачи (зачастую без особого энтузиазма), замыкаться на собственных проблемах и трудностях в работе, что, естественно, приводит к низкой эффективности и срыву сроков по сдаче работ. Вот так.
8. Используй кнут и пряник
Старый-добрый, но рабочий метод. Каждый твой подчиненный должен чувствовать ответственность за поставленные перед ним задачи и сроки. Если какой-либо сотрудник где-то не успевает или столкнулся с непреодолимыми трудностями, он должен понимать, что в данной ситуации он должен как заклинившая шестеренка в механизме конвейера поднять руку и попросить помощи, либо как минимум сигнализировать об этом своему непосредственному руководителю.
Не успеваешь, потому что пил кофе дольше, чем мог себе позволить, либо занимался не более приоритетными задачами, а теми, которые симпатизировали больше? Будь добр, задержись подольше, но сделай работу в оговоренный срок. Такая философия.
Также это должно работать и в обратную сторону: любая полезная экстра-работа или рационализаторская деятельность на благо компании должна быть поощрена. Также хорошей практикой будет вести учет плюсов и минусов по каждому сотруднику. Это не только может здорово помочь на предстоящем ассессменте, но и принять решение о размере годовой или квартальной премии.
9. Тимбилдитесь почаще
Очевидный совет, но имеет место быть. Общение в неформальной обстановке дает возможность обсудить рабочие моменты, при этом, как показывает практика, иногда даже более продуктивно, чем в офисной обстановке. А еще тимбилдинг помогает ближе познакомиться друг с другом, выплеснуть негативную энергию или наоборот подзарядиться позитивом, наладить контакт и сплотиться в единое целое — настоящую Команду.
Ну вот, собственно, и все. Те, кто внимательно читал данный «топик», скорей всего, обратил внимание, что в статье заявлено 10 советов, а описаны только девять. Если не заметил, то вот тебе десятый совет: будь внимателен в любых мелочах, обращай внимание и ставь под сомнение абсолютно все, с чем сталкиваешься в работе. Нет, доверять людям, конечно, нужно, но все можем допускать ошибки, упускать какие-либо моменты, которые в дальнейшем могут вылиться в разного рода неприятности.
Вот теперь, действительно, все. Надеюсь, мои советы окажутся кому-либо полезны. Всем удачи, и пока!