Recharge без отрыва от кода. Как агентство делает туры для перезагрузки

— До L.I.M.E. up Agency у вас было что-то похожее: вы занимались визами…

— … и сейчас занимаемся — это наш второй бизнес.

— Как появилось MICE-агентство? 

— Мы делали туры для первых клиентов — сначала как все, водили «протоптанными тропами», потом решили — хватит шаблонов, можно же делать по-другому. 

Сейчас я предлагаю клиентам интересные места, где бывал сам, и с которыми у меня возникла «химия» — так было, например, со Стамбулом. Мы с женой путешествовали по турецкой столице, когда позвонил давний клиент: «Артём, мы хотим на Новый год куда-то выехать» — «Ваня, вам в Стамбул: я сейчас здесь, и я уже знаю, что мы сделаем».

Мы учитываем и эксклюзивные пожелания заказчика. Сейчас, к примеру, мы делаем education-тур по Скандинавии для белорусских девелоперов — те хотят позаимствовать опыт у коллег из тех мест. Этот проект на стадии проработки, и мы готовим разные концепции мероприятия и ищем компании, которые не просто смогут уделить время делегации из Беларуси, но и поделятся своим опытом и знаниями в сфере строительства и управления жилой недвижимостью.

— Сколько времени уходит на такую работу?

— В данном случае всё очень сложно: 3 недели работы — а программы, которую можно предложить клиенту, пока ещё нет. Далеко не всем компаниям интересен формат «обмен опытом».

А вот если мы знаем какое-то направление, то хороший тур можно собрать за неделю. 

— Может ли мероприятие за рубежом обойтись дешевле, чем корпоратив на родине?

— Как показывает практика, если подходить к этому вопросу с умом и заранее, — да, MICE за границей можно сделать дешевле, но при этом эмоций и впечатлений будет в разы больше.

Вот буквально на днях встречались с постоянным клиентом: мы два года подряд делали для них корпоративные мероприятия за рубежом, а в этом году они решили провести корпоратив в Минске. Директор сказал мне: «Артём, чтобы я ещё хоть раз сделал мероприятие в Беларуси — да ни за что!»

Ужин в ресторане обошёлся компании в 1,5 раза дороже, чем поездка в Турцию. А чтобы вы понимали, в Стамбуле мы арендовали для них яхту.

— Яхта в Стамбуле, плюс билеты туда и обратно на несколько человек…

— …плюс 2 ночи в отеле.

— И всё это обошлось дешевле, чем корпоратив в Минске. Объясните, почему так?

— Деньги с умом тратятся.

Мы всегда показываем клиенту всю смету — вот как есть. И он понимает: ага, вот это мне нужно, вот это тоже, а эти 2-3 пункта я вычеркну, и будет дешевле. Также мы предлагаем 3-4 варианта по транспорту: путешествие самолётом, или микс — когда в одну сторону клиент едет на автобусе или поезде, а обратно — летит. 

Мы обычно рекомендуем купить билеты на самолёт, потому что обратная дорога может испортить всё впечатление от поездки. Если люди могут ещё поехать туда на автобусе — и усталость компенсируется крутым мероприятием, то обратно 7 часов на границе ничем не компенсируешь. 

Мы знаем, как удешевить поездку, — вариантов масса. Но мы не любим отталкиваться от стоимости: гораздо круче получается, когда берём в расчёт цели и задачи — зачем этой компании это мероприятие. Просто съездить потусоваться — окей, это одна история, сплотить команду, чтобы она стала единым целым — другая.

— Помните, каким было самое недорогое мероприятие, которое вы делали за границей?

— Конечно! Мы тогда только начинали работать — хватались за каждого клиента. Одна компания поставила задачу познакомить сотрудников с кофейной культурой Львова. Бюджет — минимальнее некуда: 100 долларов на человека, а всего их было восемь.

Но нам было интересно — крутой же кейс, очень хотелось это сделать. Я сказал: да, без проблем, мы берёмся. Потом сели, прикинули, где и как сможем сэкономить — всё, что можно было, замкнули на себе, чтобы сделать дешевле. В итоге водителем был я, фотографом и оператором — тоже.

— Как действуете при форс-мажорах, если они возникают у ваших клиентов во время путешествия? 

— Минский офис всегда на связи, 24/7. Плюс в 90% случаев, если формат мероприятия позволяет, с группой едет сопровождающий, чтобы решать вопросы, которые возникают в ходе проведения мероприятия.

Так у нас было однажды со Стамбулом: за 4 ночи там я поспал часов 6, не больше — мы поменяли более половины номеров в отеле, перекроили всю программу, потому что у нас планировался квест на открытом воздухе, но пошли затяжные дожди. Всё делалось чуть ли не на коленке — я без перерыва звонил в минский офис: найдите мне срочно этого гида, забронируйте столики в этом ресторане и так далее.

— Интересно, как реагирует заказчик, которому обещали квест на открытом воздухе, а по факту — в отеле?

— Заказчик остался доволен тем, что форс-мажор не испортил им отдых. Мы сделали «музейный день» — посетили много классных достопримечательностей, и это было круто.

До той поездки в Стамбул мы никогда раньше не практиковали чек-трипы, когда за сутки-двое до мероприятия выезжают наши тревел-менеджеры, и всё проверяют. Сейчас это уже неотъемлемая часть мероприятия, если чек за него составляет более 30 тысяч долларов.  

А как мы к этому пришли: почему-то за неделю до поездки в Стамбул мне стало неспокойно — появилась мысль, что нужно всё проверить. Я прилетел за сутки до мероприятия, заселился в отель — всё хорошо. Пошёл в город — проверил яхту, попросил заменить на другую (у нас было две на выбор). Вернулся вечером в отель — и уже почти перед сном думаю: дай-ка посмотрю остальные номера.

И вот я захожу в один номер, в другой — и не могу понять, что не так: в комнате стоит запах застоявшейся воды. Я отодвигаю штору, открываю окно — а напротив ещё 3 окна, и при желании можно за руку поздороваться с соседом из номера напротив. Знаете дворы-колодцы в Питере — вот и наш отель оказался таким же колодцем: его внутреннее пространство составляло 1,5 метра с каждой стороны.

Я сбегаю вниз на рецепцию: «Ребята, мы не об этом договаривались» — «Ничего нельзя сделать». Это был «высокий период», а нам нужно было поменять 7 номеров. 4 с горем пополам нашли: я отдал свой, а сам заехал в «колодец», в один-два номера добавили по кровати — как-то разобрались. Но ещё 3 номера оставалось, а их нет. И тут пришла идея: я попросил на рецепции списки русских гостей — и пошёл по номерам. Просил, умолял, предлагал деньги — в итоге несколько человек согласились переехать в номера похуже. 

С тех пор мы делаем чек-трипы, чтобы заранее на месте проверить всё — и избежать казусов. И сейчас у нас в компании есть чек-листы под каждое мероприятие. Мы сделали «работу над ошибками»: любой запрос от нашего агентства в отель — это почти что райдер музыканта. 

— У вас были проблемы с полицией из-за поведения ваших клиентов?

— Да, было — чего лукавить.

— И что вы делали?

— Договаривались. Достаточно извиниться — и инцидент будет исчерпан. Это же отель: сегодня шумят наши туристы, завтра — ещё кто-то. 

— «Работу над ошибками» вы делаете после каждой поездки?

— Конечно, ведь так и создаются наши чек-листы. Если клиент говорит: «Было круто — всё понравилось», — это плохой фидбек, ну не может всё-всё понравиться. Мы задаём уточняющие вопросы и находим, что можно ещё улучшить хотя бы на сотую долю процента. 

Та поездка в Стамбул стала для меня своеобразной азбукой — в ней было столько нюансов, что можно было бы написать учебник для начинающего MICE-специалиста. В том туре мне пришлось прямо во время экскурсии уволить гида — и нанять нового. 

— А что же группа?

— Наш первый гид по моей просьбе отвёл группу в кафе — переждать дождь и попробовать турецких сладостей. А когда мы вышли, нас уже встречал другой экскурсовод. 

Группа ничего даже не заметила — все решили, что до этого был помощник гида, который лишь довёл нас до места встречи. А для нас это были полчаса ада: ведь мы не знали, найдём ли другого, и как скоро. Но такие вызовы многому нас учат — и делают L.I.M.E. up Agency лучше.

— Вспомните самый шикарный MICE-тур — вашу гордость. 

— К сожалению, он так и не был реализован, хотя у нас была прописана программа, посчитан тайминг, отели уже были в стопе. Один из банков хотел отправить своих клиентов на чемпионат мира по футболу: одну группу в Сочи на четвертьфинальный матч, вторую — в Питер на полуфинал. Но всё отменилось в последний момент.

— Почему?

— Официальная версия: «не нашли финансирования». 

— С той самой поездки во Львов с бюджетом в 800 евро, приходилось ли вам сэкономить бюджет — мониторить дешёвые билеты, например?

— Да, мы всегда стараемся, где можно, сэкономить средства заказчика. 

Возьмём, к примеру, последнее наше мероприятие — это recharge-тур для команды разработчиков: их забросили на неделю на Тенерифе, чтобы «перезагрузить». 

Компания обратилась заранее — месяца за 3. Мы всё посчитали, подобрали варианты по перелётам, в том числе из Варшавы и из Вильнюса — билеты по 40-50 евро, шикарно же! Предложение понравилось — утвердили. Потом затянулся процесс подписания документов и перевода денег — они поступили лишь за месяц до мероприятия. 

Само собой, билетов уже тех не было — а ведь это 25-30% бюджета тура. Мы даже стали переживать, что из-за этого сорвётся программа. В итоге выкрутились, где-то сэкономили, а ребята вылетели из Минска, билет туда-обратно — 400 долларов.

— На чём сэкономили?

— Немного на программе и на питании. Если изначально мы планировали, что разработчики будут питаться в ресторанах и кафе, знакомясь так с местной кухней, то потом всё переиграли — наняли кейтеринговую компанию. 

Ежедневно к ребятам приезжали повара — и прямо у них на глазах готовили завтраки, обеды и ужины. Но в этом было и своё преимущество: мы могли заранее проработать меню. Среди наших путешественников были веганы — и повара это учитывали, а с кафешками предусмотреть веганское меню было бы сложнее. 

Поначалу ребята очень переживали: «Артём, нельзя экономить на питании — мы будем ходить голодными», — а в итоге порции были такими огромными, что на второй день группа стала просить, чтобы готовили меньше: «Мы столько не съедаем». 

— Расскажите о recharge-турах: каким образом удаётся перезагрузить выгоревших сотрудников?

— Тут всё просто — достаточно сменить обстановку, дать ребятам «проветрить», «освежить» мозг, можно даже «без отрыва от кода», как было в этом случае. Где-то в течение дня мы добавляли ребятам каких-то активностей, но 5 часов они должны были работать параллельно с командой в Минске.

— И какую активность вы добавляли: бег в мешках, перетягивание канатов?

— Да-да, всё, как мы любим (смеётся). 

Еще на этапе создания программы, мы предлагали разные варианты активностей. Ребята выбрали те, что им по душе. В итоге у нас получилась яркая и динамичная программа: большая экскурсия по всему острову с основными достопримечательностями и лучшими обзорными площадками, выход в открытый океан на яхте, трекинг по Адскому ущелью, невероятные эмоции и заряд адреналина получили в Форестал парке (это парк приключений, где все действия проходят под кронами деревьев на высоте 30 метров).

— Команда была на грани выгорания?

— Нет, политика компании — не доводить до выгорания, менять им обстановку время от времени: в прошлом году ребята гоняли в Калифорнию, в этом поехали на Тенерифе.

У нас есть туры, которые помогают решить проблему с выгоранием. Но прежде мы пытаемся понять, что к нему привело: если ребята говорят, что «начальник — как кость в горле», — что бы мы ни делали, тур не поможет. Ребята вернутся — и через месяц будет то же самое.

— Если вы видите, что не решите проблему…

— …мы не возьмёмся. Мы не делаем туры ради туров. А вот если ребята просто устали так, что язык на плече, и им нужен отдых, смена обстановки — вот это другое дело.

Был у нас и такой случай: начальник выжимал последние соки из своих сотрудников — а те не знали, как об этом сказать. Была явная проблема с коммуникацией. И вот он обратился к нам, чтобы организовали путешествие — мы же предложили другой вариант: забросить команду в Перу. Когда люди выживают, стираются разом все границы — уже неважно, кто начальник, а кто подчинённый. Один за всех, и все за одного. 

— Начальник согласился?

— Нет, просто перестал выходить с нами на связь.

— А другие survive-туры у вас были — хоть кто-то налаживал в джунглях коммуникацию?

— Нет, к сожалению. Но мы очень хотим сделать — это будет уникальный кейс. 

— А может быть слова «в Перу» звучат дорого…

— О, это не проблема. При желании джунгли Амазонии можно заменить на карельские леса или даже Полесье. В Беларуси тоже есть крутые локации: болота, леса — есть, где развернуться. 

— Какие MICE-мероприятия чаще всего проводите — мотивационные, recharge-туры?..

— Основная масса — туры, которые заказывают, чтобы сказать команде «Спасибо!» за работу в течение года, а также тимбилдинги. 

Очень хороший мотивационный тур был у нас в Грузии. Накануне новый руководитель офиса, француз, поднял план продаж на 20% — а команда стала протестовать: не получится. Тогда мы собрали менеджеров по продажам — и повезли в предгорье Рачи.

Два дня мы с ними жили в палаточном городке, учились сплавляться по горной реке. Инструкторам поставили задачу — научить ребят взаимодействовать между собой так, чтобы именно их лодка пришла первой к финишу, и пообещали бонус за победу — 300 долларов, а это ползарплаты в Грузии.

Соревнование получилось очень зрелищным, и главное: ребята в итоге перевыполнили план за полгода. 

— Часто компании практикуют такие мотивационные туры?

— К сожалению, это лишь 10% от наших проектов. А было бы неплохо! Ведь большинство тратит деньги бездумно — на одни и те же тимбилдинги: в прошлом году разработчик Вася прыгал в мешке в одной компании, в этом — в другой, но мешок всё тот же. 

А может он вообще не нужен — а полезнее было бы, чтобы Вася с командой съездили в Берлин и посмотрели, чем живут местные стартапы. Все боятся, что это будет очень дорого. Но мы не раз планировали: на старте сумма космическая, а потом тут покрутишь, там — и вписываемся в бюджет.