Всем известны эти волшебные слова :) Многие, наверняка, даже задумывались над ними и интересовались методиками, описанными в разных книгах и позволяющими, теоретически, сделать жизнь каждого человека легче, а временные затраты — эффективнее. Так, по крайней мере, утверждают авторы книг по тайм-менеджменту. Я не ставила своей целью открывать новые горизонты. Я попробовала собрать более-менее популярные методики в один доклад и представить его на встрече сообщества belqa.by, дабы дать людям возможность еще раз проанализировать их и понять, надо ли им это все :). Так как методики моим коллегам показались интересными и вызвали много дискуссий, я решила описать их еще раз в статье, которую может прочитать каждый. Итак, начнем с простого. Википедия определяет тайм-менеджмент (или управление временем) как технологию организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. На мой взгляд, очевидно, что не стоит сразу бросаться исполнять рекоммендации по тайм-менеджменту — это точно не панацея. Если у вас нет проблем с организацией своей жизни и вы не чувствуете, что тратите время неэффективно, я бы на вашем месте не пыталась все усложнять внедрением каких-то новых для вас практик :). Но это исключительно совет. А вот когда нужно попробовать сделать то, что рекоммендуют умные авторы не менее умных книжек:
- если вы постоянно жалеете, что в сутках всего 24 часа, а не 48, например :);
- если вам часто кажется, что все дела наваливаются одновременно, и вы не представляете, что с этим делать и как этого избежать;
- если вы испытываете острую нехватку времени на личную жизнь/хобби/семью/работу/другое (нужное подчеркнуть);
- если вы решительно не понимаете, куда уходит ваше время, день заканчивается, не успевая начаться и вы опять ничего не успели;
- если вы не знаете, за что хвататься и как распределять свои задачи эффективно.
Завершая вступление, осталось только добавить, что тайм-менеджмент можно применять как для повышения личной эффективности, так и для работы с командой. В тайм-менеджменте выделяют четыре важных шага. Это (а) постановка целей и задач, (б) их приоритизация и планирование, а так же (в) реализация и (г) контроль достижения. В этой части статьи рассмотрим первые два шага, а далее вернемся к остальным. Говоря о целях, важно помнить, что цель обязательно должна быть достижимой, измеримой и очерченной во времени (SMART). Все остальное должно быть перемещено в категорию мечты. Разницу чувствуете? :) Цели, при их постановке, можно и нужно делить на категории, например, цели на работе, цели в личной жизни, цели применительно к хобби и так далее. И самое важное — записывайте цели! Это поможет вам все структурировать и приоритизировать их! И не забывать, конечно же! :) Цели можно дробить на подцели или задачи, когда это целесообразно, конечно же. Приоритизация, то есть расстановка существующих целей и задач в соответствии с вашей системой ценностей, может осуществляться несколькими способами. Приведу некоторые из них, наиболее известные. Во-первых, это просто ранжирование (то есть 1, 2, 3…n). Ничего сложного, естественно. Более того, если задуматься, то сам процесс записи целей уже, по сути, дает вам проранжированный список в результате. В большинстве случаев, первой вы запишете цель, которая для вас лично является наиболее важной. Последними же в вашем списке, почти наверняка, будут стоять цели, даже вспомнить про которые вы смогли не сразу — значит, менее приоритетные. Также, можно применять модифицированный метод простого ранжирования — ABC123. Это значит, что вы сначала делите ваши цели на 3 категории: А — цели (задачи), которые нужно сделать сегодня; B — цели (задачи), которые нужно выполнить срочно, но не обязательно сегодня; С — остальные. Далее, в рамках этих категорий происходит простое ранжирование вышеописанным методом. Задачи из категории В будут все время перемещаться в категорию А, из С — в В и А. Поэтому важно, чтобы в каждом из списков стояло не более 5-7 внятных целей или задач. Что вполне логично, полагаю :). Еще цели предлагают ранжировать по так называемому ROI (return of investment) на существенные и несущественные. Чем выше ROI, тем приоритетнее цель. Лично мне такой способ кажется весьма спорным, если мы говорим о личной эффективности. Но зато он будет действенным при работе над эффективностью команды. И последний метод, о котором я бы хотела рассказать в рамках этой статьи — мой любимый. Это ранжирование при помощи матрицы Эйзенхауэра. Эйзенхауэр предложил делить дела на 4 категории: срочные важные, несрочные важные, срочные неважные и неважные несрочные. Подробнее про каждую категорию можно прочитать в таблице. 
Начинать выполнять свои задачи, очевидно, нужно с первого квадрата — срочные и важные. А вот как двигаться далее? Четкого и однозначного ответа на этот вопрос никто не дает, так что вы можете решить это для себя сами :). Лично я двигаюсь от первого квадрата к третьему, поскольку дела из второго квадрата рано или поздно все равно переместятся в первый :) Как это можно рационально использовать? Очень просто! Купите себе деревянную доску, заведите себе стандартные разноцветные стикеры или просто листочки для записей, назначьте для каждой категории свой цвет. Затем проранжируйте все свои цели и задачи, напишите их на листочках соответствующих цветов, разделите доску на 4 условные части и приколите туда ваши листочки . Далее можно перемещать дела из квадрата в квадрат или просто убирать листочки, по мере достижения целей. Такой способ ранжирования позволяет вам очень хорошо визуализировать все, что вы делаете. Итак, мы все приоритизировали и теперь наступает самое интересное — реализация. Существует множество методов, описанных во множестве источников. Тему реализации и контроля я раскрою во второй части статьи, поскольку иначе вам придется слишком много читать единовременно, что не очень-то рационально на мой взгляд :) Так что, продолжение следует.
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.