Какие документы необходимо хранить индивидуальным предпринимателям и юрлицам и как вести себя, если к вам пришла проверка — в продолжении совместного проекта dev.by и юридической компании Revera.

Читать далее  

Хранение документов

Для начала общая рекомендация: вся документация относительно ведения предпринимательской деятельности должна храниться по месту нахождения юридического лица или ИП. Рекомендуем систематизировать документы, чтобы при проведении проверки вы могли оперативно предоставить их проверяющим.

Их, можно условно разделить на следующие блоки:

1. Корпоративные документы

• свидетельство о государственной регистрации ИП или юридического лица;
• устав и дополнения/изменения к нему (для юридических лиц);
• положения по отдельным вопросам деятельности, корпоративные решения (например, для ООО — протоколы общих собраний участников);
• для УП — решения учредителя/собственника имущества УП;
• приказы о назначении/вступлении в должность должностных лиц юридического лица, список аффилированных лиц хозяйственного общества, специальные разрешения (лицензии) и другие подобные документы.

О том, как зарегистрировать юридическое лицо или ИП, и какие документы при этом оформляются, мы рассказывали здесь.

2. Документы, связанные с наймом работников и их трудовой деятельностью

• трудовые договоры/контракты, приказы о приёме на работу, трудовые книжки, документы по начислению заработной платы (табели учёта рабочего времени, расчёты, справки и др.), премий, уплате страховых взносов, налогов и другие подобные документы.

Подробнее про них можно прочитать здесь.

3. Документы, необходимые при работе с контрагентами (в том числе первичные учётные документы и документы для валютного контроля)

• договоры/контракты/соглашения и дополнительные соглашения к ним, акты выполненных работ/оказанных услуг, инвойсы, акты сверки расчетов, акты взаимозачета и другие подобные документы.

Про выбор договорной модели и про работу с иностранными контрагентами, в том числе и про особенности оформления хозяйственных операций — читайте здесь и здесь.

4. Бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчётность

• бухгалтерские балансы, аналитические документы к ним, отчёты о прибылях и убытках, другая отчётность.

5. Другие документы

• книга проверок, книга замечаний и предложений;
• претензии, судебные постановления;
• акты/справки проверок;
• принятые в отношении юридического лица или ИП решения государственных органов;
• документы по безвозмездной/спонсорской помощи и другие.

Сроки хранения документов зависят от их вида, нормативный срок хранения можно проверить здесь (столбец 3).

Проверки

Порядок проведения проверок регулируется Положением, утверждённым Указом №510 (ред. от 31.05.2016, с изм. от 03.06.2016). Проверки могут быть плановыми (формируются на полугодие, можно посмотреть в координационном плане) и внеплановыми. Самые распространенные проверки — налоговые.

Первая плановая проверка назначается через два года после государственной регистрации юридического лица (кроме созданного в порядке реорганизации) или ИП.

По общему правилу проверка проводится за период, не превышающий 3 года (с момента принятия решения о назначении проверки), а также за истекший период текущего календарного года.

Частота проверок зависит ещё и от того, к какой группе риска относится ваша компания (критерии тоже утверждены Указом № 510). У субъектов высокой группы риска проверки проводятся не чаще раза в год, у низкой группы риска — по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять календарных лет.

К примеру, непоступление в установленные сроки валютной выручки в сумме более $50 тысяч является основанием для того, чтобы отнести проверяемый субъект к высокой группе риска в сфере внешнеэкономической деятельности.

Основания для проведения внеплановых проверок, а также лица, по поручению которых они назначаются, указаны в п. 9 Указа № 510.

Как проходит плановая проверка?

1. Уведомление о предстоящей проверке

Вас должны уведомить о проведении проверки не позже, чем за 10 рабочих дней до её начала. В уведомлении должно быть указано: наименование контрольного органа и вашей организации, месяц начала проверки, проверяемый период, основания проведения проверки, исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке.

Если есть причины, препятствующие проведению проверки в установленное время, вы можете не позже 3 рабочих дней со дня получения уведомления направить в контролирующий орган заявление с указанием причин, по которым проверка не может быть проведена. Контролирующий орган обязан в течение 2 рабочих дней со дня получения заявления принять решение по вопросу о переносе проверки.

Если вопросы, указанные в уведомлении, за проверяемый период уже проверялись другим органом, вы обязаны до начала проведения плановой проверки письменно проинформировать об этой проверке контролирующий орган. В таком случае эти вопросы проверяться не должны, за исключением отдельных ситуаций (например, при проведении встречной проверки).

2. Проведение проверки

2.1. Срок проведения проверки

По общему правилу плановая проверка ИП должна длиться не более 15 рабочих дней, а юридического лица — не более 30 рабочих дней.

Указанные сроки могут быть однократно продлены. Но не более чем на 15 рабочих дней. Для этого должно быть принято соответствующее решение руководителя контролирующего органа (или его заместителя), основания для продления — значительный объем документов и необходимость проведения значительного количества контрольных мероприятий.

Один из способов увеличения срока проведения проверки — приостановить её по решению руководителя контролирующего органа (или его заместителя) при наличии определённых обстоятельств (например, потребовалось восстановить документы, необходимые для проверки). При этом срок приостановления не может превышать 3 месяца (в случае направления запроса в компетентные органы иностранных государств — 6 месяцев). В случае приостановления проверки одновременно могут быть сняты ограничения деятельности проверяемого субъекта (если они были наложены).

2.2. Непосредственно проверка

Проверяющий должен предъявить служебное удостоверение и предписание на проведение проверки перед её началом. В книгу учёта проверок вносятся сведения по установленной форме.

Проведение проверки без внесения сведений о проверке в книгу учёта проверок либо необоснованное назначение проверки влёчет за собой возможность признания проверки незаконной. С соответствующим заявлением вы можете обратиться в течение 10 (десяти) дней со дня начала проверки в вышестоящий контрольный орган (к вышестоящему лицу). Отказ вышестоящего органа в признании проверки незаконной может быть обжалован в суде.

(!) Несоблюдение порядка заявления о незаконности проверки сделает невозможным последующее использование этого аргумента при обжаловании результатов проверки.

При проведении проверки проверяющий в пределах, установленных законодательством, самостоятельно определяет методы и способы проведения проверки. Доступ на территории и в помещения может осуществляться лишь при предъявлении проверяющим служебного удостоверения и предписания на проведение проверки. При недопущении проверяющего на территории и в помещения об этом составляется акт.

В предусмотренных случаях при проведении проверки возможно изъятие оригиналов документов и других носителей информации. По общему правилу оно допускается лишь в случае, если с них невозможно снять копии, а также в присутствии представителей вашей организации/самого ИП (либо понятых), и на основании постановления контролирующего органа. Примером случая, когда законодательство допускает изъятие оригиналов документов — использование их судом в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении.

2.3. Оформление и обжалование результатов проверки

В случае выявления нарушений проверяющий составляет акт проверки. При их отсутствии должна быть составлена справка проверки. Законодательством предусмотрено, что вы можете отказаться от подписания акта проверки и письменно изложить мотивы отказа. Такими мотивами могут быть, в частности, нарушения указанных выше правил проведения проверки. Вместе с тем, отказ от подписания акта проверки юридических последствий не влечёт (не свидетельствует о несогласии с отраженными в акте нарушениями, не влечет административной ответственности и пр.).

При наличии возражений касательно результатов проверки ИП или должностному лицу вашей организации нужно сделать соответствующую запись в акте проверки. Возражения можно изложить как в отношении всего акта проверки, так и какой-либо его части. В такой ситуации можно будет в течение 15 рабочих дней направить мотивированные возражения на акт проверки в контролирующий орган. Последний будет обязан в течение 15 рабочих дней составить письменное заключение по возражениям.

В случае, если возражения направлены не будут, то контролирующий орган вынесет решение по акту проверки в течение 30 рабочих дней со дня его вручения. В случае наличия возражений — в течение 30 рабочих дней со дня вручения заключения.

Решение по акту проверки может быть обжаловано как в вышестоящем органе (вышестоящему должностному лицу — в течение 30 календарных дней со дня вынесения решения), так и в экономическом суде (в течение 1 года)

Порядок обжалования решения можно представить в виде следующей таблицы:

Что делать, если к вам пришли с проверкой

1. Попросите предъявить служебное удостоверение и предписание на проведение проверки. Не пускайте визитёров пока не будут предоставлены указанные документы.
    
2. Внимательно изучите предписание в части оснований проведения проверки, проверяемого периода и перечня вопросов, подлежащих проверке.
    
3. Предоставьте книгу учёта проверок.
    
4. Обеспечьте присутствие внутреннего юриста при проведении проверки. В случае его отсутствия в штате получите необходимые консультации у привлечённого юриста/адвоката.
    
5. По требованию проверяющих предоставьте им документы к проверке. При этом документы необходимо предоставлять не все подряд, а за тот период и по тем вопросам, которые указаны в предписании на проведение проверки. Также по требованию проверяющих обеспечьте их допуск для обследования территорий и помещений, транспортных средств и иных объектов, используемых для осуществления деятельности.
    
6. Следите за тем, какие документы запрашиваются, на что обращён особый интерес.
    
7. В случае изъятия подлинников документов сделайте копии и составьте опись изымаемого, чтобы исключить их утерю.
    
8. Вы (как ИП или уполномоченный представитель юридического лица) обязаны давать по требованию проверяющих письменные и устные объяснения по вопросам деятельности проверяемого субъекта, представлять справки, расчеты; являться в контролирующий (надзорный) орган по его вызову.
    
9. При несогласии с результатами проверки сделайте запись в акте проверки о наличии возражений. Письменные возражения на акт проверки направьте в проверяющий орган в течение 15 рабочих дней со дня подписания акта.
    
10. В случае несогласия с решением по акту проверки обжалуйте его в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу) и/или в экономический суд.
     
11. Для эффективной защиты ваших прав при подготовке возражений на акт проверки, жалобы на решение по акту проверки рекомендуем обратиться за юридической помощью к адвокату.
     
12. Помните, что выявленные в результате проверки нарушения могут стать основанием для привлечения к административной ответственности юридического лица, его должностных лиц, ИП, а также к уголовной ответственности должностных лиц юридического лица.

Также в проекте «Юрликбез айтишника» читайте:

1. Как зарегистрировать ИП и юрлицо​
2. Выбор системы налогообложения для ИТ-предпринимателей ​
3. ​Основы ведения учёта для ИП, подача деклараций, ФСЗН
4. Работа с зарубежными заказчиками, площадками, соцсетями
5. Работа с иностранными контрагентами: экспорт
6. Работа с иностранными контрагентами: импорт
7. Какие документы оформлять при найме сотрудников

Информация в статье действительна на день публикации, 30.08.2016.
Данные будут обновляться по мере изменений в законодательстве.

Новый рекламный формат в наших телеграм-каналах.

Купить 500 символов за $150