AI-бот на созвоне: как самому не стать датасетом и не превратить в него коллег

Что записывает бот и куда уходит запись

Помощники, которые ведут заметки на созвонах, бывают двух видов. Одни встроены в сам сервис: AI Companion в Zoom, Gemini в Google Meet, Copilot и intelligent recap в Teams. Другие приходят со стороны. Otter, Fireflies или Fathom подключают к календарю, и в списке участников появляется кто-то вроде Anna’s Notetaker из Otter.ai. Он молчит и записывает каждую реплику.

Встроенного помощника обычно включает организатор или ведущий, а в Meet, если ведущий не ограничил права — любой участник. Включить его заранее может и администратор компании. С 29 сентября 2026 года в Google Workspace можно включать автоматические заметки для всех встреч от трёх человек, и на тарифах Business Standard и Business Plus — это настройка по умолчанию.

Участников каждый сервис предупреждает по-своему. В Zoom меняет цвет значок-ромб AI Companion. Meet сообщает всем, что ведутся заметки, и показывает значок карандаша. В Teams все видят уведомление о расшифровке.

Результат остаётся организатору: в Meet заметки и записи ложатся в его Google Drive, в Teams — в OneDrive. Заметки и задачи из intelligent recap к тому же хранятся в почтовых ящиках всех участников. Кому ещё отправить итоги, решает ведущий, и в Meet можно разослать их всем приглашённым, включая людей не из компании.

Сторонний бот, которому открыли календарь, может ходить на все встречи подряд: стендапы, собеседования, разговоры о зарплате, встречи один на один. Fathom с включённой рассылкой отправляет итоги всем из приглашения, даже тем, кто не пришёл.

Со стороны сервисов есть ещё обучение моделей. В 2023 году Zoom обновил пользовательское соглашение, пользователи прочли его как разрешение учить AI на их звонках, и компании пришлось объясняться: аудио, видео и чат для обучения моделей Zoom не использует. Microsoft пишет то же про intelligent recap, Fireflies заявляет, что на данных пользователей не обучает. Otter по политике конфиденциальности учит модели на обезличенных аудиозаписях и на расшифровках, в которых могут оставаться персональные данные. Fathom использует обезличенные данные встреч, если это не отключено в настройках.

Вариантов много, но в любом случае ваш голос с чужой встречи может оказаться в обучающей выборке, даже если сами вы ничего не включали.

Почему запись меняет сам разговор

Когда каждое слово стенографируется, люди говорят осторожнее. Владелец небольшого ивент-бизнеса из Солт-Лейк-Сити Роб Безджян рассказывает американской газете Washington Post о созвоне с потенциальными инвесторами, которые настояли на записи через Otter. Оставлять свои идеи в чужой записи не хотелось, и часть деталей бизнеса так и осталась нераскрытой. Сделка в итоге не состоялась.

Тот, кто включает бота, обычно допускает три вещи: остальные не против, сервис не потеряет данные, расшифровку не используют против самих участников. Но никто из участников этого не подтверждал.

Какие встречи можно записывать, а какие нет

Втречи можно условно поделить на три группы:

• Допустимо записывать, предупредив: рабочие синки, статусы, демо, вебинары, тренинги. Это рутина, и итоги экономят время тем, кто не смог прийти.
• Только с явного согласия каждого: брейнштормы, созвоны с подрядчиками и клиентами, обсуждения архитектуры между командами. Здесь запись сковывает, как на созвоне Безджяна с инвесторами: часть идей так и не прозвучит.
• Не записывать: встречи один на один, разговоры с HR, обсуждение зарплаты, перформанс-ревью, обратную связь, личные разговоры. Перформанс-ревью и разговоры о здоровье и деньгах, по словам истцов, Otter как раз и записывал без согласия.

Это деление по этическим критериям. Закон местами строже: в ЕС для записи нужно основание, обычно согласие, а в Германии запись без согласия собеседников — уголовное преступление. 

Если бота включаете вы

Сторонний бот часто заходит без предупреждения: сообщение о том, что он подключился, легко пропустить, пока все здороваются.

1. Напишите о боте в приглашении. Хватит строки в описании встречи: «Заметки будет вести бот». В Otter есть и рассылка предупреждения участникам до начала записи.
2. Скажите в начале созвона. Например: «Со мной бот, который потом пришлёт список договорённостей. Всем нормально, или кому-то удобнее без записи?»
3. Выключите, если кто-то против. Без уговоров и расспросов.

Перед тем как открыть сервису календарь, проверьте четыре настройки.

• Автоматический вход. Бот должен приходить только туда, куда его позвали. В Otter это вариант «только выбранные вручную встречи», в Fireflies — выключенный Auto-record meetings. У Fireflies отдельно проверьте правила записи: по ним бот может прийти и при выключенном автовходе.
• Рассылка итогов. Поставьте по умолчанию «никому» и делитесь вручную.
• Обучение моделей. Если сервис учит модели на записях, найдите, где это выключается. У Fathom, например, это личные настройки, а на командном тарифе — настройки всей организации.
• Хранение и удаление. Сколько хранятся аудио и расшифровки и можно ли удалить одну конкретную встречу.

У встроенных помощников автовхода из календаря нет, но рассылку проверять так же нужно. Copilot в Teams умеет работать только во время встречи: если никто не включал расшифровку, после окончания ни распознанная речь, ни ответы Copilot не сохраняются.

Если не хочется отдавать разговоры ни одному облаку, есть локальный вариант. Модель распознавания речи Whisper от OpenAI открыта, ставится на ноутбук и расшифровывает звук без отправки на чужие серверы. Предупреждать коллег всё равно нужно: локальная запись тоже запись.

Если к вам на встречу пришёл чужой бот

Сторонний бот виден в списке участников. Невидимой бывает запись через приложение на компьютере коллеги: такой вариант без бота есть, например, у Otter.

Некоторые организации убирают ботов сами. Университет Case Western Reserve в Кливленде с сентября 2025 года блокирует Fireflies, Read.ai и похожих ботов в Zoom, Teams и Meet, потому что они сами приходят на будущие встречи, а записи уходят компаниям, с которыми у университета нет договоров. Teams по умолчанию распознаёт внешних ботов и держит в ожидании, пока их не впустят, хотя оговаривается, что распознаёт не всех.

Убрать бота со встречи может ведущий, через список участников. Бота Otter может выгнать и любой участник: достаточно написать stop otter в чате встречи. Fireflies уходит по команде /ff leave, и если его убрать в первые три минуты, расшифровки и заметок не будет.

С ботом, которого не выгонишь сам, остаётся написать ведущему в чат: «Можно без бота? Мне так спокойнее». Объяснять причину не обязательно. Итоги встречи от AI Companion в Zoom останавливают только ведущий и соведущий, так что у остальных есть только просьба.

Ведущий может и отказать. Тогда можно попросить вынести личную часть разговора на отдельную встречу без записи. Для встречи один на один такая просьба обычна.

Что делать, если запись уже сделана

Удалить запись мало, если её уже разослали. Алекс Билзерян, бывший руководитель направления машинного обучения в компании Hive, описывает созвон в Zoom с венчурным фондом. После встречи Otter прислал Билзеряну расшифровку, а в ней оказались несколько часов разговора, который инвесторы продолжили, когда созвон с Билзеряном закончился, о конфиденциальных делах фонда.

Если запись делали вы:

1. Удалите расшифровку и аудио в сервисе. Учтите, что удаление не всегда окончательное. В Otter удалённый разговор 30 дней лежит в корзине, если не очистить её сразу. Запись Teams после удаления можно восстановить из корзины OneDrive, а заметки intelligent recap остаются в почтовых ящиках участников. В Meet заметки и запись — обычные файлы в Google Drive организатора.
2. Напишите всем, кому ушли итоги. Письмо не отзовёшь, поэтому остаётся попросить удалить.
3. Выключите автовход, чтобы следующая встреча один на один не записалась так же.

Если записали вас без согласия, удаления можно потребовать у того, кто записывал. В ЕС это статья 17 GDPR: если для записи не было законного основания, её удаляют без неоправданной задержки. Ответить на запрос обязаны в течение месяца.

Что говорит закон там, где вы работаете

Правила зависят от страны, но в Европе основа общая. Запись рабочего созвона — обработка персональных данных: нужно основание, обычно согласие, и участников нужно предупредить в момент записи. Как это выглядит на практике, показал испанский регулятор. В 2020 году Королевская федерация футбола Испании записала встречу в Zoom с представителями профсоюза футболистов и Ла Лиги, не предупредив их, а на следующий день отрывки прозвучали по радио. Федерация ссылалась на красный значок записи на экране, но регулятор AEPD счёл, что значок не доказывает, что люди знали, и оштрафовал федерацию на 200 тысяч евро.

Функции, которые определяют эмоции людей по голосу, с февраля 2025 года AI Act запрещает использовать на работе, если только не ради медицины или безопасности. Ещё раньше венгерский регулятор оштрафовал банк на 250 млн форинтов (больше 600 тысяч евро), за то, что AI анализировал эмоции клиентов в записях звонков, а в уведомлении для клиентов об этом не было ни слова.

• Германия. Записать непубличный разговор без согласия собеседников — уголовное преступление по § 201 УК, до трёх лет. Это касается и самих участников созвона.
• Польша. Уголовный кодекс наказывает тайное прослушивание и запись информации, на которую у человека нет права (статья 267). Участник разговора на услышанное право имеет, поэтому запись своего созвона обычно под статью не подпадает. С ботом, который по автовходу пришёл на встречу без хозяина, так уже не выйдет: хозяин в разговоре не участвовал.
• Литва. Если работодатель записывает звук на рабочем месте, работников уведомляют под подпись или другим способом, который можно доказать (статья 5 закона о защите персональных данных).
• Грузия. Аудиозапись по закону о персональных данных допустима с согласия или на другом основании из закона, и предупредить нужно до начала записи. Доказывать, что предупредили, придётся тому, кто записывал.
• Беларусь. Закон «О защите персональных данных» по общему правилу требует согласия человека, исключения перечислены в законе.
• США. Федеральный закон разрешает запись с согласия одной стороны, но около десятка штатов, включая Калифорнию, требуют согласия всех.

Если участники находятся в разных странах, действуют правила каждой. Это обзор, юридической консультации он не заменяет.

Если сомневаетесь

Спросить коллег до того, как нажать Record, проще, чем потом выяснять, кому ушла расшифровка.