Ваш мозг похож на браузер со 150 открытыми вкладками? Если вы устали от цифрового хаоса и бесконечных прыжков между Trello, Asana и новыми блестящими приложениями — проблема не в них. Проблема в попытке втиснуть себя в чужие, жесткие рамки.
Notion предлагает обратное: не подстраиваться, а стать архитектором собственной системы. Это ваше пространство, где все задачи, проекты и заметки наконец-то разложены по полочкам.
Безусловно — каждому свой инструмент, и если вам по кайфу писать чеклисты в блокноте или прыгать с нового приложения на еще более новое — слушаю и не осуждаю. Но всё же предлагаю попробовать собрать себе уникальную систему в Notion.
Кто пишет: Мария Беганская, Notion-экспертка.
Что же делает Notion таким мощным инструментом?
1. Принцип блоков
- Каждая новая строка внутри приложения — это блок. Он может быть текстом, таблицей, базой данных, картинкой, видео, куском кода. Чтобы увидеть все возможные варианты — наведите на плюс слева от пустой строки.
- Все блоки легко перетаскиваются по странице, становятся в столбцы, перемещаются по всему вашему пространству.
- На бесплатном тарифе лимита блоков нет. Если только ограничение на размер загружаемых файлов (картинки, видео, аудио — 5 МБ за единицу). Можете создавать неограниченное количество текстов и таблиц.
2. Базы данных
Если вы от кого-то слышали, что Notion классный, то этот человек 100% использует в Notion не текст, а базы данных. Пока не разберётесь, как они работают, весь смысл приложения будет проходить мимо.
На первый взгляд база данных — просто таблица. Но это не так. Таблица в Notion — это просто разлинованное пространство, которое просто хранит текст. А база данных в Notion — это многофункциональное пространство, открывающее вам огромные возможности управления информацией.
Каждая строка в БД открывается в отдельную страницу, каждая колонка — это свойство, содержащее определённый тип информации.
Давайте разберёмся на примере задачника. У нас есть страница задачи с её описанием, фотографиями, дополнительной информацией, а также свойства страницы — ответственный, дедлайн, статус.
Что важно знать про базы данных:
Одну и ту же информацию вы можете выводить в разные виды и вкладки. Таблица с задачами из примера выше может превратиться в график, канбан-доску, роадмэп. Может быть всем сразу, размещённым на одной странице в соседних вкладках.
А может быть всем этим сразу, разнесённым по вашему пространству ярлыками. Это как загрузить игру на компьютер. На диске C будет лежать её корень, а ярлык — в папке «Игры» и на рабочем столе. Игра одна — доступ к ней из разных мест.
А ещё базы данных можно связывать между собой — и это просто взрывает мозг. Это добавляется отдельной колонкой и называется Relation.
Например, вы создали базу данных про книги и базу данных про года, то можете позже привязывать книги к году, а потом просматривать годовую статистику.
Или с помощью функциии Rollup можете вытаскивать любые данные о книгах. Из самого простого — отобразить количество прочитанных книг, подвязанных к этому году.
А если говорить про работу, то можно завести БД статистики и БД с задачами сотрудника, и выводить туда время, которое тратится на выполнение задач, статистику, заметки, гиперссылки из дневных задач.
То есть, вам не надо заходить на страничку к человеку — достаточно посмотреть на свой виджет, чтобы убедиться, что всё идёт по плану (классно снимает микроменеджмент).
3. Персонализация
Если первые два пункта важны технически, то этот — для души.
Самые упоротые гифки могут стать обложками и иконками ваших страниц. Загружайте кастомные паки, брендируйте ваше рабочее пространство в один стиль.
Но переусердствовать не получится — доступно только 3 шрифта и два варианта ширины страницы. Поэтому страница будет смотреться эстетично, какие бы зачатки дизайнера в вас ни взыграли.
4. Шаблоны
Разобраться со всем, что я написала выше, жизненно важно — если вы хотите кастомизировать под себя каждый винтик системы. Я вас уверяю — прорвётесь через это и будете получать удовольствие.
Но если такого желания нет — откройте боковое меню, зайдите в официальную галерею шаблонов и дублируйте себе всё, что подходит под ваши задачи.
Тут легко попасть в ловушку и ничем из этого потом не пользоваться, так что аккуратно: дублируем → полностью разбираем → настраиваем под себя → тестируем в работе пару недель → только потом дублируем что-то следующее.
Шаблоны — хороший и быстрый вариант для создания базы и насмотренности: а что вообще можно собрать на пустой странице?
И чтобы вас окончательно напугать (а может — заинтриговать), под капотом Notion есть ещё:
- Формулы на JavaScript — если захотите прокачать свои базы данных и сделать из них космолёт. Это не обязательно, но приятно (lets, map, flat)
- Автоматизации — вам заполнили форму на сотрудничество → письмо приходит вам на почту. Сотрудник перенёс задачу в «Завершённые» → она попадает в вашу таблицу с дневным отчётом. Нажали на кнопку «шаблон 1:1» → создалась база под мит + всем участникам пришло уведомление.
- Открытый API и Webhooks — даёт возможность интеграции с мессенджерами, календарями, Google Sheets, Slack и многим другим.
Не пытайтесь сразу выучить всё. В Notion цель важна, но путь — важнее.
Начните с малого:
- зарегистрируйтесь,
- разберитесь с блоками,
- создайте первую базу данных,
- скачайте один шаблон
- попробуйте в работе.
Какие ещё плюсы есть у Notion?
- Адаптивность — под любые задачи, системы, жизненные периоды. Большие приложения часто пилятся под «усреднённого пользователя», а в Notion вы сам себе продукт-менеджер. У вас на старте пустая страница — на которой можно собрать буквально все. А потом пересобрать. И так бесконечное количество раз.
Вы можете собирать Second Brain, рисовать RoadMap, создавать сайты с бесплатным доменом — ранжируемые в поисковике, настраивать CRM и подключать в неё телефонию по API, создавать творческие портфолио, трекеры контента, дневники, трекать любимое аниме — да или просто в конце концов сделать удобный чек-лист. - Вайб-кодинг — только за последний год у Notion было более 120 обновлений, половина из которых касалась работы с AI. И, если раньше, без слёз смотреть было тяжело, то уже сейчас, при должной сноровке и нормальном промте, Notion создаёт не только текст, но и базу данных с нужными свойствами.
- Комьюнити — поддержка отвечает быстро, на любой ваш вопрос уже есть ответ на Reddit. Креаторами созданы тысячи бесплатных и платных шаблонов под любой запрос (если вы вдруг не захотите собирать что-то с нуля).
- Цены — если вы небольшая команда (до 30-ти человек), то вполне себе уместитесь на тарифе 12 долларов ежемесячно. И это 12 долларов за личные кабинеты, подключение чего угодно по API, возможность вести клиентов, создавать базу знаний, трекать время, собирать статистику, хранить неограниченное количество текстовых данных. Красота.
Могу еще долго писать про плюсы, но чтобы вы меня не ругали за односторонний взгляд — минусы тоже есть:
- Информация хранится на серверах Notion, т. е. при закрытии доступа к серверу — своего аккаунта вы больше не увидите.
- Оффлайн-режим есть, но работает пока в бета-версии.
- Забекапить данные для переноса в другое приложение — крайне сложно.
- Секьюрность задач между сотрудниками одного отдела — невысока (НО уже заанонсили апдейт).
- Notion — не самый юзер-френдли инструмент.
И всё, дальше нужно практиковать. Удачи на этом пути!
Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.
Что ещё почитать про Notion:
- Как правильно считать деньги? Обзор бесплатных шаблонов Notion;
- Ваша аптечка, финансовый трекер или даже второй мозг. Как использовать Notion для личных задач;
- 5 функций Notion, которые упростят вашу работу.
Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.