Бизнес в Польше без бумажного хаоса: как Fakturownia помогает сэкономить часы работы

На старте кажется, что можно справиться вручную. Но чем больше клиентов и операций появляется, тем быстрее административная работа начинает отнимать время, которое выгоднее бы тратить на развитие бизнеса. Именно поэтому в Польше популярны приложения, берущие на себя часть бумажной рутины.

Один из наиболее известных польских сервисов такого типа — Fakturownia. Платформой пользуются более 600 тыс. пользователей: от индивидуальных предпринимателей и небольших интернет-магазинов до производственных компаний, бухгалтерских бюро и крупных предприятий. В статье разбираем, какие задачи помогает решать сервис и кому может быть полезен.

Возможности платформы

Хотя многие знают Fakturownia как сервис для выставления счетов-фактур, на практике возможности намного шире.

Платформа позволяет:

• выставлять счета за считанные секунды благодаря готовым шаблонам;
• автоматически отправлять документы клиентам;
• вести учет расходов;
• хранить все документы в едином электронном архиве;
• управлять товарами и складскими остатками;
• контролировать поступление оплат;
• синхронизироваться с банковскими счетами;
• формировать необходимые налоговые документы и отчеты.

Для предпринимателя это означает, что вместо нескольких разных программ можно использовать одну систему.

Если ваш бизнес работает не только в Польше

Многие предприниматели, особенно в IT, e-commerce и сфере услуг, работают одновременно с польскими и зарубежными клиентами.

В такой ситуации появляются дополнительные сложности:

• фактуры на разных языках;
• разные валюты;
• международные форматы документов;
• иностранные контрагенты.

Платформа поддерживает десятки языков оформления счетов и мультивалютность, что избавляет от необходимости использовать отдельные сервисы для международных клиентов.

Автоматизация вместо ручной работы

Самая большая ценность таких решений — не красивые интерфейсы, а экономия времени. Например, входящие счета можно загружать автоматически: сервис распознает данные с помощью OCR, после чего документ сразу попадает в систему.

Если компания активно продает товары через интернет, пригодятся готовые интеграции с популярными платформами электронной коммерции, CRM-системами и банковскими сервисами.

Всего доступно более 65 готовых интеграций, а открытый API позволяет подключить собственные внутренние системы компании.

Офис помещается в смартфоне

Для многих бизнесов важно иметь доступ к финансовым документам не только из офиса. Мобильное приложение Fakturownia для iOS и Android может выставлять счета, контролировать расходы и работать с документами прямо со смартфона. Это особенно удобно для тех, кто часто встречается с клиентами, работает в разъездах или управляет бизнесом удаленно.

Отчетность без лишней подготовки

Еще одна задача, которую берет на себя платформа, — подготовка обязательной отчетности. Во всех платных тарифах доступно формирование файлов JPK (Jednolity Plik Kontrolny), которые используются для передачи данных в польские налоговые органы. Благодаря этому предпринимателю не нужно вручную собирать информацию из разных источников перед подготовкой отчетов.

Когда компания начинает расти

На первых этапах многие процессы можно выполнять самостоятельно. Но с ростом бизнеса появляются сотрудники, бухгалтеры, склады, несколько направлений деятельности, иногда даже несколько юридических лиц.

В такой ситуации важно, чтобы система масштабировалась вместе с компанией. Например, в Fakturownia в одном аккаунте можно вести сразу несколько компаний, предоставлять доступ сотрудникам с разными уровнями прав и подключать бухгалтерское бюро к работе с документами.

Для кого сервис может быть полезен

Подобные платформы особенно востребованы среди:

• индивидуальных предпринимателей (JDG);
• владельцев малого и среднего бизнеса;
• интернет-магазинов;
• компаний, работающих с иностранными клиентами;
• бухгалтерских бюро;
• стартапов, которым важно быстро организовать внутренние процессы без дополнительных затрат.

KSeF: почему для польского бизнеса это уже не просто дополнительная функция

Для компаний, работающих в Польше, один из самых важных вопросов последних лет — переход на KSeF (Krajowy System e-Faktur), государственную систему электронных счетов-фактур. По мере внедрения новых требований предпринимателям необходимо не просто выставлять счета, но и обеспечивать их корректную передачу в государственную систему.

На практике это означает, что бухгалтерские процессы становятся сложнее, если приходится работать сразу в нескольких сервисах. Поэтому многие компании выбирают решения, которые позволяют работать с KSeF непосредственно из своей учетной системы.

В Fakturownia интеграция с KSeF включена во все тарифные планы, и ее можно активировать за несколько минут. После подключения большая часть процессов автоматизируется:

• счета можно отправлять в KSeF автоматически сразу после создания или вручную — по одному либо пакетами;
• система заранее проверяет документы и предупреждает о возможных ошибках до отправки;
• прямо в интерфейсе отображается статус каждого документа, поэтому не нужно отдельно заходить в государственный сервис;
• поддерживается автоматический обмен данными через API, а также загрузка входящих счетов;
• можно управлять правами сотрудников на работу с KSeF и отслеживать, кто создал или отправил тот или иной документ.

Еще одна практическая особенность — возможность продолжать работу даже при временной недоступности KSeF. Предприниматель не останавливает выставление документов, а после восстановления работы государственной системы они синхронизируются автоматически.

Фактически идея интеграции заключается в том, чтобы предприниматель продолжал работать с привычным интерфейсом, а взаимодействие с государственной системой происходило в фоновом режиме, без необходимости постоянно переключаться между разными платформами.

Какие возможности доступны в разных тарифах

Перед покупкой подписки сервис можно протестировать бесплатно в течение 30 дней — пользователям доступен полный функционал платформы без каких-либо обязательств.

Далее можно выбрать один из тарифов в зависимости от размера бизнеса и необходимых инструментов.

1. Micro — бесплатный тариф для предпринимателей, которым не требуется большой объем документооборота. Он включает возможность выставлять до трех счетов-фактур, интеграцию с KSeF, неограниченные каталоги товаров и услуг, базу клиентов без ограничений, фирменные шаблоны документов, отправку счетов по электронной почте и работу одного пользователя. Если потребности бизнеса вырастут, перейти на платный тариф можно в любой момент.
2. Start — от 12,49 zł нетто в месяц — подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим компаниям. В тариф входят неограниченное количество счетов-фактур, интеграция с KSeF, неограниченные базы клиентов и товаров, фирменные шаблоны документов, отправка счетов по электронной почте, отчеты и возможность работать с несколькими подразделениями.
3. Standard — от 28,46 zł нетто в месяц — рассчитан на компании, которые начинают масштабироваться. Помимо функций Start, он поддерживает работу трех пользователей, ведение до трех компаний в одном аккаунте, несколько складов, автоматическое выставление регулярных счетов, импорт банковских операций, автоматические платежи и Inbox для обработки входящих расходов.
4. Pro — от 49,99 zł нетто в месяц — ориентирован на компании с более сложными бизнес-процессами. Здесь доступны пять пользователей, неограниченное количество компаний и складов, модуль онлайн-бухгалтерии, использование собственного домена и расширенные инструменты автоматизации.
5. Pro Plus — от 83,46 zł нетто в месяц — предназначен для более крупных организаций. Он увеличивает количество пользователей до десяти и дополняет функциональность корпоративными средствами безопасности, включая ограничение доступа к системе по определенным IP-адресам.

Во всех платных тарифах пользователь получает не только инструменты для выставления счетов, но и полноценную систему управления финансовыми процессами: интеграцию с KSeF, автоматизацию документооборота, работу с банками, складской учет, отчеты и возможность масштабировать систему по мере роста бизнеса без необходимости переходить на другую платформу.

Попробовать Fakturownia

Автоматизация финансовых процессов уже давно перестала быть инструментом только для крупных компаний. Сегодня даже небольшой бизнес в Польше может значительно сократить объем ручной работы, быстрее выставлять счета, контролировать расходы и проще выполнять требования местного законодательства.

Именно поэтому сервисы вроде Fakturownia становятся частью повседневной работы тысяч польских предпринимателей. Их главная задача — не заменить бухгалтера, а избавить владельца бизнеса от рутинных операций, чтобы освободить время для развития компании, поиска клиентов и масштабирования проекта.