Это база! Рассказываю о бесплатных функциях Google Календаря, которые упростят вашу жизнь

Кто пишет: Мария Беганская, эксперт по работе с Notion. 

Планирование блоками 

Это классный и работающий метод, особенно когда задач больше, чем часов в сутках. Не раз меня выручал, когда всё наваливалось.

У этого метода три составляющие: 

1. Планируйте свой день поминутно, включая отдых. Это помогает сделать план на тяжёлую неделю. 
2. Занимайтесь задачами ровно столько, сколько запланировано. Даже если вы не успели закончить отчёт, на который отведено два часа, завершайте работу и переходите к следующему пункту. Если по плану далее — отдых, не забирайте время у него.
   Такой подход поможет вам реалистично оценивать, сколько времени уходит на разные задачи. 
3. Раскрашивайте блоки в разные цвета — это помогает быстрее ориентироваться в планах на день. Например, учёбу можно выделить красным, отдых — зелёным, другие дела — фиолетовым. Подбирайте цвета так, как удобно вашему глазу.

Как настроить: добавляете мероприятие в Календарь → раскрашиваете определённым цветом. 

Расписание дня на почте

Блоки создали, неделю распланировали — что дальше? Я предлагаю включить один ползунок, благодаря которому каждое утро на почту будет приходить расписание дня.

Я всегда начинаю утро с разбора почты, поэтому, если в списке писем окажется расписание, я точно его замечу и ничего не забуду. Письмо выглядит так, будто его прислал личный ассистент — удобно и по делу.

Как настроить: Настройки Google Календаря → Уведомления → «Повестка дня» → выбрать «e-mail». 

Публичное расписание встреч

Я очень не люблю тратить время на бесконечные переписки, чтобы согласовать удобное для всех время — будь то рабочий звонок или встреча с друзьями. К счастью, ничего придумывать не пришлось: в Google Календаре уже есть отличная функция — «Публичное расписание».

Вы создаёте расписание, делитесь ссылкой — человек видит свободные слоты и просто бронирует подходящее время. Вы получаете уведомление, а встреча автоматически добавляется в календарь с учётом часового пояса. Незаменимый инструмент для тех, кто работает с индивидуальными консультациями: коучи, преподаватели, психологи.

На мой взгляд, такой способ гораздо удобнее и надёжнее, чем использовать сторонние сервисы вроде Calendly.

Как настроить: В левом меню нажимаете «Создать» → «расписание встреч». Указываете название, длительность, расписание, дни доступности, максимальное количество встреч в день. Можно добавить Google Meet — тогда ссылка на звонок будет генерироваться автоматически. 

Дополнительные часовые пояса

Это база, которую часто лень настраивать, но она действительно помогает избежать путаницы со временем. У меня половина семьи — на одном континенте, половина — на другом, друзья и заказчики тоже разбросаны по всему миру.

Чтобы не путаться, я просто добавила в Google Календарь основные часовые пояса, с которыми чаще всего работаю. 

Как настроить: В настройках Google Календаря выберите раздел «Часовой пояс» → отметьте пункт «Показывать дополнительный часовой пояс». 

А какие полезные функции Google Календаря знаете вы? Пишите в комментариях. 

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции. 

Что ещё почитать о полезных сервисах: 

• Ваша аптечка, финансовый трекер или даже второй мозг. Как использовать Notion для личных задач; 
• 5 функций Notion, которые упростят вашу работу; 
• Помогает ничего не терять. PM делится системой, как планировать рабочее и личное.