Михаил Дубаков проходится по Airtable, Zenkit, Notion, Coda. Обзор плюсов/минусов и много полезных ссылок

Фаундер платформы для управления компаниями Fibery Михаил Дубаков в статье на Hackernoon рассказывал о четырёх лучших современных продуктах для управления рабочими процессами. Дело было в 2018, но статья полезна до сих пор. dev.by публикует перевод.

Продукты для управления рабочими процессами — это скучно. Инновации здесь — явление редкое, и вроде бы за последние пять лет не появилось ни одного классного нового разработчика. Asana уже десять лет на рынке, JIRA повсюду, Trello стартовал в 2011 году.

Но сегодня происходит сдвиг парадигмы, появляются новые инструменты. Airtable, Zenkit, Notion, Coda — вот четыре многообещающих драйвера, которые пытаются переосмыслить управление рабочими процессами.

Стимулы

Попробуем кратко перечислить, что вызвало новую волну продуктов. Предпосылки ниже упорядочены по важности в порядке её убывания.

1. Генерализация понятий. Больше не существует отдельных понятий «таски» и «проекты» — такая дифференциация в прошлом. Всё очень растяжимо, вы вправе использовать свою семантику. Вы можете относительно легко использовать инструмент учёта лидов в упрощённой CRM-системе или пользовательских историй — в проекте по разработке софта.
2. Обобщение UI. Есть множество способов представления информации: таблица, список, временная шкала, канбан-доска и так далее. Так пытаются обобщить UI. Старые проекты тоже стараются поспевать за трендом: недавно временную шкалу добавили Asana и JIRA. Любопытно, что впервые обобщение UI было реализовано в Targetprocess в 2013 году.
3. Автоматизация. Пользователи всё активнее осваивают технологии, у них появляется желание автоматизировать скучные действия. Даже в последних релизах iOS появились средства автоматизации. Неудивительно, что софт для менеджмента рабочих процессов идёт в ногу со временем. Coda выделяет большую роль автоматизации, Airtable — несколько меньшую, а другие вендоры полагаются на Zapier (пока).
4. Фокус на документах. Большинство новых вендоров для управления процессами используют документы или электронные таблицы. Документы насыщаются графикой, интерактивными компонентами и структурой. Coda вообще провозглашает, что «документ — это приложение», Notion разделяет такое видение.

Ни одна из этих мыслей не нова (разве что обьобщение UI можно считать посвежее). К примеру, в QuickBase уже десять лет как есть обобщение и автоматизация. Но этот конструктор изжил себя, у него ужасный интерфейс и устаревшая технологическая платформа. В конечном итоге он будет вытеснен новыми игроками.

Барьер входа на рынок ПО для управления рабочими процессами сравнительно высок. Чтобы влиться в него, вам понадобится не менее двух лет и команда из 6-8 человек с огромным опытом.

Ниже рассмотрим четыре проекта нового поколения «по возрасту», начиная с Airtable, который увидел свет в 2014 году.

Airtable

Первый релиз — 2014 год. Слоган: «Реляционные таблицы на стероидах» (Relational spreadsheets on steroids).

Зачем нужен Airtable, когда есть бесплатные альтернативы вроде Google Таблиц? Тем не менее 30 тысяч компаний нашли на то вескую причину. Airtable сочетает реляционные базы данных с дружелюбным UI и продуманным UX.

Он достаточно гибок и может пригодиться и в самых распространённых, и в более нестандартных сценариях, будь то складской учёт, планирование туристической поездки или организация свадьбы.

Можно начать с нуля, с одной таблицы, и быстро набросать приложение, добавляя колонки и связывая несколько таблиц.

Преимущества

Пользователям привычны таблицы: они много лет знакомы с Excel, Numbers и Google Документами, поэтому они легко переходят на «ты» с Airtable. Здесь можно быстро выстроить скелет системы и создать что-то своё. Три главных концепции — поля (fields), связи (relations) и блоки (blocks). Поля очень просты для понимания и использования, связи и блоки — посложнее. Но можно начать только с полей, решить нужную проблему и уже потом углубляться в более трудные вещи.

На деле пользователь создаёт не абстрактные строки в таблице, а объекты (entity) с некоторым типом. Строку можно рассматривать как карточку, всплывающее окно, календарь и так далее.

По сути вы проектируете собственную базу данных. Это — основа всех инструментов «новой волны». Простота процесса — ключевое преимущество Airtable.

У Airtable есть открытый API. Опции создания кастомных блоков пока нет, но она обязательно появится в будущем.

Недостатки

Базы нельзя связать. Это значит, что вы сможете построить только изолированные, не связанные между собой острова данных. К примеру, у вас есть список клиентов. Вам нужно использовать его в двух базах: CRM и Ideas Tracking, но сделать вы этого просто не сможете — разве что вручную скопировать список в обе базы, но это трудоёмко и есть риск ошибиться. По какой-то причине здесь реляционная составляющая Airtable не работает.

Сетка и календарь в Airtable хороши, чего нельзя сказать о канбан-доске, также отсутствуют временные шкалы. Всё это говорит о том, что обощение UI — не самое сильное качество Airtable. Сервис весьма неудобно использовать для проектного менеджмента, особенно для проектов по разработке софта. Когда у вас несколько команд и десятки пользовательских историй, Airtable станет казаться громоздким.

Последний серьёзный недостаток — отсутствие документов, нормального поля для редактирования внутри объекта. Приходится хранить всю неструктурированную информацию вне Airtable, и это — минус для него как единого инструмента управления данными.

Больше информации:

• Move Slow and Make Things: Airtable’s Howie Liu Built A $1B Software Giant Emphasizing Substance Over Speed.

Zenkit

Первый релиз: 2016. Слоган: «Простота, выбор, рост» (Simplicity, Choice, Growth).

Zenkit — довольно странный зверь. У него «под капотом» спрятан отличный движок, но есть вопросы к UI.

В 2018 году его разработка заглохла: выходило очень мало новых фич, крупных релизов не было, а что происходит с Zenkit сейчас, толком непонятно — то ли команда готовит что-то важное, то ли продукт скоро забросят.

Главные понятия Zenkit — команды (Teams) и коллекции (Collections), и эта терминология достаточно странная. По сути, команда объединяет несколько коллекций, а коллекция является отдельным типом объекта.

На скриншоте ниже HR — это команда, а Applicants и Positions — коллекции. Коллекции можно связать перекрёстными ссылками и создать собственное «пространство» (Domain).

Можно отобразить коллекцию в виде списка, канбан-доски, таблицы, календаря или интеллект-карты. Это удобно, но в целом складывается впечатление, что некоторые из этих визуализаций «сырые». Например, нет иерархических списков, нельзя сделать коллекцию дорожкой на канбан-доске, нельзя группировать строки в таблице.

Преимущества

Zenkit хорошо подходит отдельным пользователям или небольшим командам. Можно создавать свои приложения через коллекции и визуализировать данные в виде списков, канбан-досок, таблиц, календарей и интеллект-карт.

Zenkit быстр и прост в использовании.

Недостатки

Нельзя связывать коллекции из разных команд (аналогичная проблема есть у Airtable). К примеру, если ваши клиенты в команде CRM, присоединить их к команде Ideas не получится.

У Zenkit нет публичного API и кастомных UI-расширений, он плохо интегрирован со сторонними сервисами (есть только поддержка Zapier). Это очень странно, потому что если у вас гибкое пространство, интеграция приобретает колоссальное значение.

Кроме того, в Zenkit нет документов. Это значит, что здесь невозможно управлять рабочими процессами с большим количеством документов.

Честно говоря, Zenkit достаточно близок к Airtable и способен решать похожий набор проблем, но Airtable — более глубокое приложение, хоть и с аналогичными ограничениями. Единственная уникальная фича Zenkit — это интеллект-карты, которые не компенсируют остальные минусы. Поэтому рекомендовать его пользователям Airtable сложно.

Больше информации:

• Zenkit, First Take: A usable and customisable task management tool.
• Why this former Trello user has moved to (and is loving) Zenkit.

Notion

Первый релиз: 2016. Слоган: «Комплексное рабочее место» (All-in-one workspace).

Последние два приложения (Notion и Coda) имеют больше сходств между собой, чем с остальными приложениями.

В первой версии Notion был чисто вики-продуктом и стал инструментом управления рабочими процессами с релизом версии 2.0 в марте 2018 года. К уже существующим заметкам и вики-функциям добавились таблицы, канбан-доски и календари, а Notion стал соответствовать своей миссии — быть «комплексным рабочим местом».

Здесь можно вставлять блоки с базами данных в документы, превращая документы в приложения. Фактически, приложение — это рабочее место в Notion. Например, вот воркспейс для ведения задач.

Можно установить много рабочих мест — они будут видны в меню слева. В каждом из них может использоваться несколько вариантов представления информации.

Преимущества

Notion с самого первого дня фокусировался на документах. Это мощный вики-продукт со всеми необходимыми возможностями. Можно очень быстро создавать комплексные вложенные документы и легко делиться ими. Подробно можно прочесть в пользовательском руководстве Notion.

Можно соединять базы данных из разных рабочих мест. Пока этот функционал даёт немного, но по крайней мере у пользователя есть полностью связанное пространство — прогресс в сравнении с Airtable и Zenkit. Есть надежда, что в дальнейшем появятся лучшие возможности использования связанных пространств, например группировка по упоминанию на канбан-доске или создание вложенных иерархических таблиц.

Notion быстр, у него отличный дизайн и великолепная юзабилити, им приятно пользоваться, увлекателен сам порядок создания. Notion — для креативных личностей.

Недостатки

Notion замечательно подходит для единичных пользователей, чего нельзя сказать о командах. Небольшие группы справляются с его гибкостью, но более крупных обычно возникают проблемы со структурой — им трудно всё удержать в фокусе. Если у вас много данных и кейсов, Notion не сработает.

Вот несколько важных причин, почему он проблематичен для команд и компаний:

1. Создатели Notion разрушают знакомую семантику. Базы данных в Notion — по сути, таблицы. Очень странно иметь связь с CRM, когда нужна ссылка на клиента.
2. База данных представляет только один тип объекта. Это значит, что вы сможете решить базовую проблему внутри одного воркспейса (например, мониторинг задач или планирование блог-постов), но для более комплексных проблем потребуется несколько.
3. Нельзя видеть все требуемые объекты в едином месте. То есть нельзя создавать виды, где были бы объекты из нескольких баз данных.

Из-за этого воркспейсы малополезны и неудобны для сложных проблем, таких как продакт-менеджмент или управление разработкой ПО.

У Notion пока нет открытого API и кастомных UI-расширений, что означает ограниченную возможность интеграции.

Больше информации:

• Notion for Notes and Project Management.
• The Beginner’s Guide to Notion.

Coda

Первый релиз: 2017. Слоган: «Документ — это приложение» (Document is an App).

Coda — странный сервис. Этот продукт хочется любить за инновационность, но не получается.

Coda построен вокруг «документа». Но это не документ в привычном понимании: это приложение. Ниже — пример отдельного документа, который позволяет вести итеративный софтверный проект:

Внутри каждого документа есть несколько секций. На скриншоте выше они слева и сгруппированы в папки. Для меня секция — обычный документ; терминология в Coda излишне усложнена, чем грешат все рассматриваемые проекты (только у Airtable с этим всё в порядке). Вести проект в документе — звучит безумно, но это отчасти работает, если принять, что документ в Coda на самом деле является группой документов.

Внутри документа можно создать сколько угодно секций и визуализировать данные в виде канбан-досок, таблиц, схем, календарей и деталей.

У Notion и Coda похожие концепции, но дьявол кроется в мелочах.

Преимущества

Документоориентированность помогает связывать данные и текст аналогичным образом, как в Notion. В этом плане эти два инструмента практически равны.

В Coda есть автоматические действия. Автоматизировать можно многое, например назначить новый таск разработчику, отправить уведомление в Slack и прочее. Здесь очень мощные возможности автоматизации, и они делают Coda уникальным, потому что все вендоры полагаются на Zapier и недостаточно заботятся об автоматизированных правилах.

Интеграции в Coda — пакеты (Packs). Можно связать документ с различными сторонними приложениями и делать интересные штуки, например импортировать данные из Trello, создавать пулл-реквесты в GitHub одним нажатием кнопки в документе и другое.

У Coda есть готовый API, что всегда кстати.

В целом Coda даёт простор для автоматизации и интеграции, но не всё так радужно.

Недостатки

У Coda слишком «подвижный» интерфейс. Если передвинуть курсор, повсюду появятся всплывающие окна, подсказки, новые элементы управления. Складывается ощущение, что ты вот-вот что-то сломаешь, и не хватает контроля над этими вещами.

На первый взгляд, Coda максимально сосредоточен на документах. Но здесь есть серьёзные и неожиданные ограничения. Документы в Coda не связаны. Внутри одного документа может быть сколько угодно секций, но реализовать вики компаниям будет проблематично.

Coda сложен. Всё требует большого мыслительного усилия. Автоматизированные правила, пакеты интеграции, формулы (они — в особенности), документы — всё трудно. Часто ты знаешь, что задачу можно решить с помощью Coda и построить решение, но просто сдаёшься.

Поэтому, Coda — для творцов. Но с Notion процесс работы кажется игрой, а с Coda — сражением.

Больше информации:

• Coda is a next-generation spreadsheet designed to make Excel a thing of the past.
• To turn docs into apps, Coda had to rethink productivity from scratch.

Вывод

Сдвиг парадигмы на рынке софта для управления рабочими процессами уже происходит. Главные драйверы изменения — гибкость, унификация и автоматизация.

Мой личный рейтинг софта новой волны:

1. Топ: Notion и Airtable.
2. Второе место: Coda.
3. Аутсайдер: Zenkit.

1. Заполните анонимную форму — 5 минут.
2. Укажите зарплатные (и другие) ожидания.
3. Выберите желаемую индустрию или область деятельности.
4. Получайте релевантные предложения​​.​​​​​​​​​​

Место солидарности беларусского ИТ-комьюнити

Далучайся!