Проблемы stand-up митингов

Agile сейчас на слуху и большинство менеджеров пытаются в той или иной степени перенимать agile практики. Одной из самых простых для перениманий практик являются ежедневные митинги (stand-ups): команда собирается каждый день в одно и то же время для обсуждения статуса проекта, выявления проблем и вырабатывания направления их решения. Однако, как и с любой практикой, могут возникнуть некоторые проблемы при ее применении.

1. Опоздания

Обычно ежедневные митинги стараются проводить в одно и то же время, чтобы у команды вырабатывалась прямо-таки необходимость придти и узнать статус. Однако, иногда люди не ставят будильник на ночь, попадаются в пробки - ну или просто немного расхлябанно относятся к митингу. В результате опоздавший не только не получает информации от остальных, но и не делится с командой получившимся, запланированным и проблемами.

Что делать?

Самое простое - провести разъяснительную беседу и повысить важность митинга в глазах человека, рассказать, почему на нем должен присутствовать каждый член команды. Другой вариант - вводить мелкие штрафы за опоздание:

1. собирать по 5 000 б.р. в общую копилку, из которой потом будут покупаться вкусности и полезности для команды;
2. просить проштрафившегося приносить торт - такая практика невероятно нравится остальным членам команды :)

Но

Опоздания могут быть и по уважительным причинам - не стоит просить тортик с человека, чей Х6 был только что поцелован сзади Запорожцем на лысой резине :) Постоянные опоздания также могут быть показателем чего-то большего. Например, митинг в 8 утра в большинстве команд будет расценен как издевательство - как результат, на него не будут приходить просто показательно. Поставьте митинг на время, когда у каждого будет возможность вовремя на него попасть.

2. Сидящие участники митинга

В самом названии stand-up митингов содержится способ их проведения - стоя. Этим обеспечивается кратковременность митингов - они не должны превышать 15 минут. Сидящие члены команды могут позволить себе сидеть дольше, соответственно теряют один из стимулов провести митинг быстрее и приступить к работе. Более того, сидящие сотрудники скорее всего сидят за компьютерами, что неплохо отвлекает и опять-таки ускоряет превышение установленного лимита в 15 минут.

Что делать?

Как и в случае с опозданиями, команде нужно объяснить, почему митинг должен быть коротким, а также пояснить, чем сидящий сотрудник вредит всей команде.

3. Отвлекающие факторы

Как говорилось выше, 15 минут - рекомендуемый предел для ежедневного митинга, соответственно любые вещи и события, которые мешают вам вложиться в эти рамки, вредны по определению. К подобным отвлекающим факторам относятся:

1. Сотовые телефоны
2. Снующие туда-сюда люди
3. Посторонний шум

Что делать?

Команде объяснить, почему сотовые телефоны на митинге - это зло. В идеале стоит переводить их в беззвучный режим - и уж тем более не стоит сбегать с митинга из-за звонка. Снующих туда-сюда людей надо мягко убедить, что лучше вам не мешать, т.к. дело важное, хотя, конечно, лучше закрыться в комнате и физически никого не пускать :) Посторонние шума при ежедневных митингах - это обычно коллеги по этажу, которые бурно обсуждают шутку дня или делятся впечатлениями после вчерашнего футбольного матча. Как и в случае со "сновальщиками", с ними следует провести разъяснительные беседы.

4. Умалчивание проблем

Для каждого члена команды есть три вещи, которые он должен сказать на ежедневном митинге:

1. Что он делал вчера
2. Что он будет делать сегодня
3. Какие проблемы мешают ему в осуществлении своих планов

Умалчивание проблем отдаляет их решение, что приводит к эффекту снежного кома: чем больше отдаляется решение проблемы, тем больше ресурсов в итоге потребуется для ее решения.

Что делать?

Профилактические разговоры с членами команды: необходимо дать понять, что любая проблема, решить которую единолично за некоторое время не получилось, должна быть вынесена на общее обсуждение, где с помощью товарищей будут предприняты шаги по ее решению.

5. Решение проблем

Решать проблемы на митинге - плохой подход. Опять вспомним временные рамки - какое нормальное решение может быть рождено за 15 минут? Разве что совсем маленькое, решение которого потребует пары слов.

Что делать?

На стендапе надо договариваться о решении проблемы после митинга. Хорошей практикой будет проводить митинги возле свободной доски, где будут записываться:

1. Проблема вкратце
2. Ответственные лица
3. Статус

В процессе митинга на эту доску необходимо записывать все проблемы, требующие решения. Визуализация также позволит в некоторой степени материализировать проблему и психологически привязать к ней ответственных членов команды. После решения проблемы - стирать или зачеркивать надпись.

Но

Уточняющие вопросы не относятся к решению проблемы, это всего лишь способ уточнить непонятое, поэтому такие вопросы стоит скорее поощрять, нежели пресекать.

6. Нечеткие формулировки

Прямо скажем, не в каждом из нас живет оратор. Выражать свои мысли некоторым людям весьма затруднительно, соответственно на митинге может возникнуть ситуация, когда человек начинает запинаться и не может объяснить возникшую проблему. Другая сторона этой же проблемы возникает, когда член команды бодро рассказывает о планах и проблемах техническим языком. Менеджер или дизайнер могут не понять, о чем идет речь.

Что делать?

Помогать человеку устранять все помехи, мешающие ему доносить нужную информацию до всей команды. Нечеткие формулировки требуют большего времени на раздумья и предварительной подготовки к митингу. Технический рассказ следует упростить и передать общую суть, достаточную для общего понимания проблемы - детали, необходимые для ее решения, можно уточнить и после митинга.

7. Неподготовленность

Опять возвращаемся ко времени, отведенному на митинг. Каждый член команды, рассказывающий свою часть митинга, не должен терять время на копание в памяти в попытке вспомнить - а чем же он все-таки вчера занимался?

Что делать?

Готовиться заранее. В идеале каждый член команды должен приходить на митинг с листком бумаги, где у него вкратце записаны достижения прошедшего дня, планы на сегодня и возникшие проблемы. Такой список позволит не отвлекаться на воспоминания и не тратить время команды зря.

8. Отчет менеджеру

Часто встречается такой способ подачи информации на митинге: член команды смотрит только на менеджера и ему же все рассказывает. Такой подход к stand-up митингам показывает, что человек не делится с командой достижениями, а отчитывается перед менеджером. Это, как следствие, приводит к тому, что ни команда не знает об успехах этого человека, ни этот самый человек не имеет понятия, где сейчас находится команда.

Что делать?

Профилактические разговоры, объяснение члену команды роли митинга. Во время митинга можно отводить глаза и любоваться люстрой или whiteboard'ом - тогда выступающий потеряет точку опоры взгляда и будет искать другую - возможно, ей окажется кто-то из команды или вообще вся команда.

9. Болтология

Часто отдельные члены команды начинают говорить либо не по теме, либо с излишней доскональностью, либо пытаются рассказать подробно о проблеме - т.е. говорят о том, о чем говорить на ежедневном митинге не стоит.

Что делать?

Проводить профилактические разговоры о вреде болтологии для ваших митингов, строго пресекать отхождения от темы. Имеет смысл после митинга устроить кофе-брейк, где команда не только зарядится энергией на ближайшие пару часов, но и сможет высказать наболевшее.

Но

Хорошая шутка всегда к месту, иначе она не была бы хорошей шуткой :) Групповой смех заражает бодростью и позитивом - отличное начало для перехода в кофе-брейк!

10. Плавающее время митинга

Иногда бывает так, что время митинга достаточно часто меняется. При этом не всегда все узнают об изменениях в графике и благополучно опаздывают, а как только они приноравливаются к новому времени, оно опять меняется. Такие прыжки вызывают раздражение и негатив к stand-up митингам, что не приводит ни к чему хорошему.

Что делать?

Ничего. В смысле не менять ничего - поставить митингу одно время и стараться его всегда придерживаться.

Но

Иногда действительно приходится менять время проведения митинга - например, когда менеджеру дают в нагрузку еще один проект и он ставит митинги один за одним для уменьшения временных затрат. Такая ситуация необходима и, что важно, редка, что позволяет минимизировать негативное воздействие на ваших сотрудников.

11. Stand-up митинг начинает/не начинает день

В некоторых командах встречается такое, что если сотрудник приходит за полчаса до митинга, то эти самые полчаса у него проходят "в ожидании", т.е. в таком состоянии, когда человек не делает ничего продуктивного, а просто ждет. В то же время сотрудник, пришедший за два часа, успевает к митингу сделать много чего полезного, не привязываясь к определенному времени. С другой стороны, во многих командах ежедневный утренний митинг служит именно введением в работу, позитивным стартом, после которого работа в радость. Stand-up митинг после обеда может этого самого позитивного старта и не дать.

Что делать?

Думать. В разных ситуациях требуются различные действия. Иногда имеет смысл совместить времена прихода на работу всех членов команды хотя бы в рамки одного часа, а затем либо подвинуть митинг к концу этого часа, либо отодвинуть его часа на два позже - часам к 12.

Итого

Как уже говорилось ранее на dev.by, в agile хватает догм, яро пропагандируемых консультантами agile. Ну и пусть, это их хлеб :) На практике все куда интереснее: приведенные выше проблемы чаще всего происходят из-за несоблюдения норм, но решать их можно не только возвращением к изначальным догмам - можно делать что-то свое. Эта "отсебятина" необязательно идет от незнания или непонимания догм: часто это сознательный шаг, допиливание практики до своей ситуации - по сути, фаза Ха из Сю Ха Ри. Думайте и импровизируйте в разумных пределах и что-нибудь хорошее из этого получится :)

Место солидарности беларусского ИТ-комьюнити

Далучайся!