Отдел новостей 29 ноября 2015, 12:01

Пять правил продуктивности от создателя Trello

Trello входит в список простых и понятных инструментов для проджект-менеджмента малых и средних проектов. Примечательно, что сама идея стартапа родилась внезапно, как решение одной из насущных проблем компании, в которой работал Майкл Прайор, нынешний СЕО и сооснователь стартапа. Для журнала Time он поделился секретами продуктивности, которые не касаются непосредственно работы в Trello.

Майкл Прайор. Фото: nowtech.tv.

Взгляните на свой рабочий стол. Видите вот эти стикеры, которые вы прибили или написали на доске или прилепили на монитор? Годами создатели программного обеспечения пытались конвертировать эту привычку в цифровую систему по созданию заметок. Наконец-то существует решение, которое нормально работает. По крайней мере, на данный момент, Trello — это организационное приложение, которое позволяет вам уничтожать меньшее количество дерева.

Trello сейчас используют всюду — от менеджмента продаж до планирования свадеб. Но сооснователь и СЕО компании Майкл Прайор не ставил себе за цель создать одно из лучших приложений для проджект-менеджмента, когда разрабатывал его. Он просто пытался создать систему, которая бы позволила его команде программистов отслеживать и отрабатывать баги в коде.

Вместо того, чтобы рассказывать о том, как он пользуется Trello, Майкл поделился секретами того, как он поддерживает собственную продуктивность и эффективность работы компании.

1. Делитесь своим видением, чтобы уменьшить беспокойство ваших коллег

Этот совет может звучать, как способ успокоить самого себя, но в реальности — это хороший базис. Люди визуальны, а мысли — нет. Так что если вы говорите, но не показываете, то можете не донести часть важной информации.

«Для меня стартап — это не обязательно „что делать“, а скорее „как расставить приоритетность того, что надо сделать“. Поскольку всегда есть бесконечный список вещей, над которыми ты работаешь», — говорит Прайор. Например, когда он делится своими проектами в Trello, цветовая иерархия заметок добавляет смысл и важность, которая могла бы быть потеряна через email. Таким образом, задачи лежат не «в куче», а распределяются по их значимости.

2. Празднуйте выполненные задачи

Вы получаете определенное удовлетворение, когда берете в руку карандаш и вычеркиваете задание из ту-ду листа. И это следствие не столько выполнения сложной задачи, сколько возможности увидеть жирную черную линию поверх определенного достижения.

В Trello, когда вы завершаете задачу, она не исчезает. Вы можете ее заархивировать, что создаст видимость, будто она удалена. Однако, Прайор рекомендует создавать колонку «Выполненное» и перетаскивать туда выполненные задачи. «Подумайте о любом большом проекте — это лишь ряд маленьких задач, которые вы выполнили», — говорит он. «Одна из составляющих постоянного прогресса — это возможность видеть, с чем вы уже справились. Это будет поддерживать вашу мотивацию».

3. Ограничивайте себя

Одна из прекрасных особенностей пробковых досок, на которые можно прибивать заметки, в том, что они имеют границы. Место на них заканчивается. И когда это происходит, приходится выбирать, какие задачи убрать, а какие — оставить. В компьютерных системах этого ограничения нет, что может стать реальной помехой продуктивности.

«Зачастую, люди пытаются повысить свою эффективность, добавляя в систему всё — я просто запишу вот это, это и это — и создают огромный список вещей, которые им надо сделать, но никогда не сделают. Если у вас есть ограничение по количеству задач — вы будете быстрее достигать прогресса, нежели если будете переживать касательно бесконечного количества дел, над которым надо работать».

4. Перестаньте использовать ваш email как to do list

Поскольку многие бизнес-коммуникации проходят через электронную почту, естественно, что инбокс может превратиться в to do list. Но Прайор говорит, что это плохой способ управления собственным временем. «Инбокс — это большая проблема, поскольку каждое письмо имеет одинаковый вес, одинаково занимает место в очереди задач», — убеждён он.

Это означает что спам о нигерийском дедушке, завещавшим вам миллионы, занимает такое же количество места, как и показатели по капитализации вашей компании, если вы используете инбокс для менеджмента ваших задач. А с увеличивающимся количеством рассылок и новостных подписок, ваша почта превратиться в заснеженную тропу, через которую вам нужно будет пробираться ежедневно. Не допускайте ошибку — просто создайте ту-ду лист, используя какой-то другой инструмент.

5. Не бойтесь закрывать двери

Современное рабочее пространство подразумевает оупен-спейсы и открытые помещения, однако это не обязательно лучший вариант для организации труда. В Trello, по словам Прайора, у офисов есть двери. И они подталкивают сотрудников к тому, чтобы их закрывать, клея стикер «занят». Сотрудники отключают Slack и перестают проверять почту, чтобы полностью сконцентрироваться на срочной задаче. Причина в том, что когда вы заходите в офис к программисту и спрашиваете о чем-то, что не касается работы, которую они сейчас выполняет, это его отвлекает, а потом отнимает время, чтобы вернуться к тому моменту, где он был прерван. «Каждый раз, когда вы заставляете человека переключиться, это тянет за собой большие затраты времени и сил», — говорит Прайор

В конце концов, продуктивность — это экономия времени. «Наше время ограничено. Задача в том, чтоб рационализировать ресурсы, которые вы тратите. А это самое сложное в вопросе продуктивности», — говорит Прайор.