«Приходят в 11, уходят в 17, в обед идут прогуляться». Как ИТ-компании считают время и нравится ли это сотрудникам

Тайм-трекинг — привычный атрибут работы в ИТ, особенно в аутсорсе и на удалёнке. Он же порой становится яблоком раздора между сотрудниками и работодателями. Делает ли тайм-трекинг работу эффективнее и как контроль сказывается на психологическом климате в коллективе? dev.by разбирался с помощью руководителей компаний и их сотрудников.

«Вы видите, что провели 8 часов в Powerpoint или Excel, но что именно вы делали?»

Тайм-трекеров — великое множество. И несмотря на то что рынок завален софтом для учёта времени, идея делать собственное приложение может быть вполне успешна, как показывает опыт белорусской компании Weavora с продуктом Everhour.

Попросили сооснователя Weavora Михаила Кулакова классифицировать существующие на рынке трекеры. Он выделил два типа: автоматический и ручной.

Автоматический трекинг

Это когда вы запускаете специальное предустановленное приложение и работаете, а в нужный момент открываете подробный журнал своих действий.

Как правило, вы можете видеть, какие приложения использовали и как долго, какие веб-сайты просматривали, какова была ваша активность в определённый момент и т. д. Если это корпоративный аккаунт, то все эти данные доступны и вашему менеджеру.

Некоторые из приложений даже делают случайные снимки экрана и трекают вашу геолокацию. Наверное, наиболее известный тул такого плана — UpWork (бывший oDesk). Ещё есть, например, Timely или Rescuetime.

На мой взгляд, недостатком данного типа тайм-трекеров является то, что результаты плохо сегментированы. Да, вы видите, что провели 8 часов в Powerpoint или Excel, но что именно вы делали? В рамках какой задачи или проекта? Как из этого сделать понятный клиенту отчёт?

Представьте, что для управления задачами вы используете Asana, Trello или Basecamp. В этом случае автоматическое отслеживание времени не работает. Как вариант, вы можете экспортировать свои логи в Excel и классифицировать время вручную, но это неудобно и не совсем точно.

Однако это не означает, что автоматическое отслеживание времени бесполезно, просто его нужно использовать для несколько других задач. Например, для измерения личной продуктивности: сколько времени вы тратите на проекты, а сколько проводите в соцсетях. Полученные результаты могут удивить. Оно также подходит для компаний, которые нанимают внештатных сотрудников и не совсем им доверяют (не рассматривайте это только в рамках ИТ).

Но если вы имеете дело с вашей собственной командой, принудительное автоматическое отслеживание времени может оказаться не самой лучшей идеей. Сотрудники будут думать, что вы за ними следите, а это никому не нравится.

Трекинг времени вручную

Это совсем другая история. В этом случае автоматически ничего не происходит. Над каким бы проектом ни работал сотрудник или фрилансер, это нужно указать вручную.

В данной категории огромное количество продуктов с различным функционалом. Например, Harvest фокусируется на отслеживании времени по определённому виду деятельности в проекте (маркетинг, дизайн, QA и т. п.). А Everhour — на учёте времени по конкретным задачам. Допустим, сколько времени занял редизайн промо-страницы, или сколько ушло на регулярные митинги с клиентом.

Это более гибкий подход, поскольку время, затраченное на выполнение конкретной задачи, легче проанализировать и показать клиенту. Любые дополнительные задачи (change requests) от клиента можно легко сегментировать от основного содержания проекта и вынести в отдельный инвойс. Какие-то задачи можно пометить как «не оплачиваемые» и учесть их в будущих проектах с клиентом.

Основной недостаток данного подхода в том, что сотрудники могут забыть отметить время или сделать это неточно. Однако такой подход, конечно, свидетельствует о большем к ним доверии.

Нужно ли контролировать время работника?

На данный вопрос нет однозначного ответа. Каждый решает для себя и в рамках своих задач. Трекером, как и многими другими инструментами, нужно уметь пользоваться, делать это целенаправленно и системно.

Можно опробовать тайм-трекер в рамках эксперимента и проанализировать результат. Если ощутимой пользы не будет, можно прекратить контроль. В этом и заключается прелесть SaaS модели.

«Опубликовавший статью сотрудник работает у нас по сей день»

О том, что эксперименты с тайм-трекингом могут обернуться недовольством в коллективе, свидетельствует опыт компании SpurIT. Переход на юнит-экономику привёл к анонимной публикации. В ней сотрудник рассказывает, как «участники галеры превратились в бухгалтеров по затраченному времени».

Руководство компании SpurIT согласилось не только высказать свое мнение о тайм-трекинге, но и прокомментировать публикацию.

Евгений Томашевич, СЕО SpurIT:

Я не являюсь ни апологетом, ни противником учёта рабочего времени сотрудников. Где-то он имеет смысл, где-то его стоит избегать. Много копий сломано о вопрос, как измерить эффективность работы программиста в аутсорс-модели, а единых выводов так и нет.

Мы начинали работать с акцентом на аутсорс-модель, и в качестве самого простого KPI для разработчиков брали именно время: в зависимости от временных затрат нам платили клиенты. При этом правила учёта у нас всегда были (и остаются) довольно гибкими: нет обязательства работать восемь часов в день (если по итогам месяца есть недоработка, то по желанию сотрудника она либо пропорционально отражается на зарплате, либо переносится на другой месяц), отлучки до 30 минут учитываются как рабочее время, и их количество не ограничено. Есть сотрудники, которые работают удалённо, и с ними я выстраиваю отношения доверия: они самостоятельно указывают отработанное время.

В целом атмосферу в компании можно назвать «движовой» и компанейской, и это не только моё мнение. Фактор учёта времени не был какой-то проблемной темой для сотрудников, по крайней мере, он не был в топе волнующих вопросов. Но справедливости ради скажу, что последние несколько месяцев у нас действительно шли перестроения в связи с ростом компании.

Когда количество сотрудников перевалило за 50 (сейчас их около 70), было решено ввести юнит-экономику. Целью было сделать так, чтобы разные направления (несколько продуктовых, аутсорс, маркетинг и др.) стали независимыми, и их руководители могли сами устанавливать «правила игры».

Как раз на это время и пришлась эта публикация. Нагрузка на менеджеров сперва действительно возросла (потом мы начали автоматизировать процессы, чтобы её убрать), а у нашего сотрудника ещё не сложилось полное понимание того, как будет работать учёт времени, поэтому там и описывается «трекание походов в туалеты» (чего никогда не было и не будет).

Изменения для других сотрудников были минимальными. В компании мы открыто обсудили эту публикацию в общем чате, и в целом ситуация была воспринята или с юмором, или с непониманием, кто и зачем это сделал. Опубликовавший статью сотрудник работает у нас по сей день, так как я с пониманием отношусь, когда мои ошибки влияют на других. А в процессе отстройки юнит-экономики с моей стороны они были (автоматизация слишком затянулась).

На данный момент используем софт Odoo, но он не самый удобный, поэтому в ближайшее время хотим его поменять, чтобы упростить трекание для сотрудников.

Сейчас в связи с изменениями для внедрения юнит-экономики образовалась некоторая напряженность (в основном в менеджерском звене), так как люди еще не увидели бонусов нового подхода. При этом ситуация уже меняется в позитивную сторону, и через несколько месяцев можно будет судить о конкретных результатах.

На дополнительный вопрос dev.by, как выявили автора статьи, Евгений Томашевич уточнил, что публичного разоблачения не было.

— Если коротко — то с момента публикации никто не увольнялся, значит, автор работает.

И ещё несколько мыслей CEO SpurIT о тайм-трекинге:

— Как тайм-трекинг влияет на имидж компании? Сложно сказать. Думаю, тем, кто наткнётся на статью, покажется, что у нас действительно лютый АД в плане правил, и, конечно, будет жаль, что у них сформируется неверное представление. Но пока от потенциальных кандидатов я не слышал негативных отзывов, а мы набираем людей в постоянном режиме. Кроме того, мы реально уделяем внимание коллективу — у нас есть и социальные плюшки, и неформальный дух, и это тоже будет давать свои позитивные результаты.

Что если отменить тайм-трекинг вообще? Думаю, были бы и плюсы, и минусы. С одной стороны, это действительно добавило бы неформального духа команде. С другой, (особенно в средне- и долгосрочной перспективе), это не позволяло бы нам понимать реальную экономическую эффективность как внутренних, так и аутсорс-проектов. Всё же в ИТ-сфере основные затраты — это время сотрудников.

Мнение о роли тайм-трекинга и его влиянии на психологический климат высказали и в других компаниях.

«Фокус сильно смещается с систем «контроля» к системам «поддержки и коучинга»

Катерина Преткель, People Programs Director, EPAM Беларусь:

— Учёт времени и использование трекера — это совсем не одно и то же.

В нашей компании для сотрудников, которые работают с клиентами, есть системы учёта времени (заказчик должен понимать, какие ресурсы потребовались для решения задачи). При этом учёт времени совершенно не означает, что у сотрудников стоят тайм-трекеры. Обычно коллеги самостоятельно записывают свои задачи и потраченное на выполнение время, при необходимости точность этих записей проверяют руководители проектов или команд. Для управления проектами и учёта времени мы разработали несколько приложений в рамках системы Telescope AI. Автоматические трекеры для учёта времени мы не используем, хотя есть несколько экспериментов, а также ряд проектов, где трекерами пользуется команда клиента и наши сотрудники работают с ними в одной инфраструктуре.

Использование такого рода систем зависит и от бизнес-модели компании, и от корпоративной культуры. И нельзя однозначно сказать, полезно это или нет, для каждой задачи есть подходящее решение. Например, сложно себе представить работу на Upwork без использования трекера, так как это фактически единственный способ контроля за исполнителем. При этом даже многие компании с практически семейной атмосферой используют трекеры, и там это просто привычный порядок вещей, не вызывающий ни у кого дискомфорта. Всё зависит от контекста и от того, как и для чего трекер используется.

Думаю, что сейчас фокус сильно смещается с систем «контроля» к системам «поддержки и коучинга», поскольку существующие трекеры времени не решают эту задачу. Им на смену придут новые поколения новых интеллектуальных систем. Например, все тренды в управлении компаниями больше и больше говорят о создании среды, которая побуждает и поддерживает, а не контролирует и ограничивает. Одновременно индивидуальные трекеры постепенно становятся привычной частью нашей жизни — мы носим их на запястье, чтобы лучше понимать свою физическую активность, осознавать свои поведенческие паттерны и быть более продуктивными. Производители добавляют аналитику и подсказки, чтобы в нужный момент помогать пользователю достигать своих целей. Для новых поколений — это привычная часть жизни.

В том числе Microsoft уже сейчас позволяет сотруднику получать инсайты, построенные на основе почтовых сообщений и совещаний, подсказывая что, например, быть на встрече и читать почту одновременно — не очень эффективно. Или что встречи после рабочих часов случаются последнее время всё чаще.  

Microsoft ещё тестируют свою систему, но уже очевидно, что это не система контроля для руководства — это система повышения осознанности для сотрудников. Мне она помогает быть более продуктивной, после нескольких недель анализа я узнала о себе и своих привычках много нового и кое-какие уже пересмотрела. Думаю, что анализ данных и самообучающиеся системы будут помогать лучше понимать какие «привычки» помогают сотрудникам быть более успешными, какие — быстрее обучаться, какие — просто хорошо делать свою работу и вовремя справляться с делами, чтобы провести больше времени с семьёй. Любой контроль можно обойти, время — это только одна из переменных успеха. Нужны системы, которые помогают и мотивируют использовать этот ресурс максимально продуктивно — за ними будущее.

«Для улучшения бизнес-процессов, а не для контроля за сотрудниками»

Владимир Степуро, директор отдела HR ScienceSoft:

— В ScienceSoft тайм-трекинг используют уже достаточно давно. У нас этот метод применяется для улучшения бизнес-процессов, а не для контроля за сотрудниками. Например, можно эффективно отслеживать, сколько времени уходит на конкретный проект и соотносится ли оно с ранее согласованным бюджетом. Для тайм-трекинга сейчас используем Jira, так как эту систему мы применяем для управления всеми проектами.

Мы регулярно проводим анонимный опрос сотрудников, чтобы понять, насколько они довольны условиями работы. И тайм-трекинг не мешает нашим специалистам чувствовать себя комфортно в компании. Новых сотрудников тоже не пугает учёт рабочего времени, они быстро к нему адаптируются. В какой-то мере тайм-трекинг помогает сделать график более гибким: сотрудники могут самостоятельно планировать рабочие часы на неделю. При таком подходе это не ограничивает свободу работников, а, наоборот, позволяет им достичь баланса между работой и личной жизнью.

Тайм-трекинг помогает нам работать эффективнее, но это лишь один из инструментов для планирования. В случае отказа от него мы смогли бы быстро перестроиться, ведь результативность работы зависит не от строгого учёта рабочего времени, а от правильной мотивации и общей организации рабочего процесса.

«Если сотрудник выполняет свои задачи, то его рабочий график никого не интересует»

Елена Полубочко, CTO Godel Technologies:

В Godel Technologies мы никогда не использовали тайм-трекинг. Однако некоторые из наших заказчиков его практикуют. И цель часто не в тотальном контроле, а в понимании временных затрат на разные активности: это помогает проанализировать, насколько эффективно построена работа.

Однако для людей это сложно. Многие воспринимают тайм-трекинг на личный счёт: «А почему вы не заметили, что я на прошлой неделе час пересидел?» Никто не любит, чтобы его контролировали. Тем более творческие работники: к ним сегодня вдохновение пришло, а завтра ушло. Если же речь о менеджере, чей рабочий день — это сплошные встречи, то расписать, куда ушло время, займёт ещё один день.

В нашей компании тайм-трекинг ориентирован, скорее, на результат: если сотрудник выполняет свои задачи, то его рабочий график никого не интересует. Если же задачи не выполняются и результата нет, то стоит внимательно присмотреться к сотруднику.

В любом случае привязка к задачам очень выручает: всегда есть ключевые факторы оценки, прогнозирования, планирования, и работа отслеживается сама по себе. Однако бывают сотрудники, которые не выполняют задачи и при этом еще качают права. Приходят в 11, уходят в пять, в обед уходят прогуляться, выполнять задачи предсказуемо не успевают. Естественно, в таких ситуациях смотришь более детально: ищешь причину, и разговор о графике всплывает одним из первых.

В Godel вся работа построена на взаимодействии в командах, и это самый лучший трекер, ведь в противном случае пренебрежение рабочим временем будет восприниматься как неуважение к команде.

Если идет перегиб, и сотрудник заявляет, что «с задачами справился, за четыре часа сделал столько, сколько у другого занимает два дня», и уходит, и делает так постоянно, то, значит, он не совсем в команде. Поэтому с точки зрения синхронизации фактор команды очень мотивирует.

Нужно придерживаться баланса. Если ты действительно заинтересован в том, чтобы делать вещи эффективно, знать, куда уходит время, полезно. И единственный способ — записывать, что требует определенной самодисциплины. Когда человек сам к этому приходит, начинает примерять на себя техники тайм-менеджмента, трекинга и планирования, экспериментировать, то это не только не напрягает, но и кажется полезным.

Должен быть какой-то здравый смысл, и если сотрудники адекватно подходят к вопросам организации своего рабочего времени и не перегибают палку, то в системе тайм-трекинга нужды нет.

«Для опытных разработчиков тайм-трекинг — больше формальность»

Арсений Емчик, сооснователь CleverLabs:

— Тайм-трекинг в нашей компании зависит от проекта. Есть проекты, где заказчик требует логировать время как минимум для внутренней отчётности, и есть такие, где этого не требуется. Для учета времени обычно мы используем Jira. На собственных проектах мы время не логируем.

Однажды возникла ситуация, когда изначально на проекте трекинга не было, а после заказчик принял решение его ввести. Продуктивность от этого не изменилась, но сам переход потребовал от разработчиков дополнительных усилий, поэтому большинство членов команды восприняли переход отрицательно. Впоследствии тайм-трекинг стал обыденностью.

По моему опыту, трекинг времени создает психологическое давление на начинающих разработчиков. Из-за неопытности и непонимания того, сколько времени длится разработка, многие переживают по поводу потраченного времени. Опять же, новичку редко объясняют, что долго разбираться на начальном этапе — это нормально.

Для опытных разработчиков тайм-трекинг — больше формальность. Им не составляет труда аргументировать себе и менеджерам потраченное время, даже если оно превышает изначальные ожидания. Отсутствие трекинга, на мой взгляд, показывает доверие компании к разработчику и соответственно повышает лояльность самого разработчика.

«Контролируем время не для того, чтобы заставить сотрудника лучше работать или уличить его в чём-то»

Ольга Ярошевич, руководитель HR-департамента SoftTeco:

— Мы используем два вида тайм-трекинга: трекинг внутренних процессов и трекинг времени на реальных проектах, который нужен для формирования отчёта перед заказчиком. В первом случае мы используем программу Tick. С трекингом реальных процессов всё гораздо серьезнее. В этом случае мы «чекаем» время, затраченное на реализацию каждой задачи, чтобы потом получить информацию для анализа работы компании, команды, конкретного человека. На основании этого готовим отчёты для наших клиентов.

Все системы учёта времени, которые мы использовали или используем, достаточно похожи по своему функционалу. Разница только в деталях и цене. Был случай, когда система контроля времени умерла, и мы в авральном режиме «переезжали» на новую. Это был сложный процесс.

Система учёта времени в нашей компании введена не для того, чтобы заставить сотрудника лучше работать или уличить его в чём-то. Мы априори доверяем нашей команде. Система учёта времени — это инструмент для сбора и анализа информации о выполненных задачах и затраченных временных ресурсах.

«Для нас важнее результат, чем время, затраченное сотрудником»

Роман Бугаев, СТО Flo:

— Я никогда не работал в компаниях с жёстким тайм-трекингом и никогда всерьёз не рассматривал эту опцию для своей команды. Во Flo тайм-трекеры не используются, и на это есть несколько причин.

Во-первых, для нас важнее результат, чем время, затраченное сотрудником на работу. Как правило, через творческое осмысление задачи можно получить out-of-the-box решение (или даже несколько), что особенно важно для Flo — компании с очень амбициозными планами. В случае с жёстким трекингом времени высока вероятность получить шаблонное и предсказуемое решение, а не наилучшее из возможных.

Во-вторых, в отсутствие строгой системы учёта времени сотрудник имеет возможность осмыслить важность и приоритетность задачи, а где-то даже отказаться от ненужных, вторичных задач без потери результата. Когда же тайм-трекер включен, специалист будет выполнять задачу до конца: ему нужно зафиксировать ее в трекере как показатель своей эффективности.

В-третьих, у нас очень мотивированная команда, а тайм-трекинг скорее демотивирует людей, сигнализирует о недоверии и вызывает дополнительный стресс. Бывает, что сотрудники работают во внерабочее время, а иногда уходят раньше по семейным обстоятельствам. Тайм-трекинг бюрократизирует отношения сотрудника с компанией и делает их менее гибкими.

Отсутствие тайм-трекинга отнюдь не означает отсутствие дисциплины. У нас есть система OKRs (objectives and key results), и все в компании знают, какие цели стоят перед отделами и к каким метрикам мы должны прийти. Мы регулярно проводим встречи по статусам, где оцениваем прогресс по каждому из направлений.

И наконец, хочется процитировать Джейма Колинза, автора Good to Great: Why Some Companies Make the Leap… and Others Don’t: «Если вам кажется, что нужно контролировать каждый шаг сотрудника, то вы сделали ошибку, взяв его на работу».

«Я — сторонник ленивой разработки, когда для достижения результата не нужно плодить лишний код»

Александр Матвеенко, экс-CEO Mapbox:

Я никогда не использовал тайм-трекинг и считаю, что для стартапов и быстрорастущих компаний это не самое лучшее решение. Чем больше ограничений система накладывает на творческого человека, тем больше он приспосабливается к тому, чтобы работать в конкретной инфраструктуре, и тем меньше пространства остаётся для творчества и инициативы.

Думаю, тайм-трекинг имеет право быть в чистом аутсорсе, где с заказчиком оговаривается объем работ и цена, и эту сумму надо как-то обосновывать. Тогда включается расчётный механизм: «Разработчик уровня Senior стоит столько-то, а Middle — столько-то долларов в час, для выполнения задания нужно столько-то часов, поэтому сумма такая-то». В противном случае заказчик будет думать, что от него хотят слишком много денег.

Что касается продуктового направления, я редко в своём окружении встречаю компании, использующие тайм-менеджмент. И дело не в размерах команды, а в тех культурных метриках, в которых она работает. Если в команде — культура работы по часам, там будет тайм-менеджмент. Если есть культура работы на результат, то тайм-менеджмент скорее навредит.

Я — сторонник ленивой разработки, когда для достижения результата не нужно плодить лишний код. Помните Генри Форда, у которого ребята, обслуживающие производственные линии, получали деньги тогда, когда не работали? Похожая штука в разработке: чем больше кода, тем сложнее его поддерживать. Поэтому если разработчик быстро сделал красивое решение, то несправедливо урезать ему плату лишь потому, что он потратил на него меньше времени.    

«Если честно, Crossover слегка ударил по мозгам»

А что думают разработчики, для кого работа под трекером — каждодневная реальность?

Артём Куц,Python/Ruby/JS разработчик, 1,5 года отработал в Crossover, где, как известно, жесточайший тайм-трекинг. Сейчас работает удалённо на небольшой американский стартап MobileMonkey.

— Тайм-трекинг сам по себе вещь неплохая, и, если говорить в контексте Crossover, далеко не худший нюанс работы там.

Не сказал бы, что трекер доставляет большой психологический дискомфорт, хотя определённого рода профессиональную деформацию вызывает. Поскольку трекеру необходима активность в виде кликов мышкой и беготни по клавиатуре, рабочий процесс может превращаться в гонку за нормальной статистикой по активности. Как-то в Crossover начинали закручивать гайки: выставляли требования по тому, сколько времени в каждый 10-минутный интервал разработчик должен тратить на работу в их понимании — переписку в Slack или набор кода в IDE. Думаю, продуктивности это не прибавляет.

На самом деле, если действительно есть над чем работать: есть интересные задачи или нетривиальные баги — то восемь часов под трекером можно работать вполне эффективно. Другое дело, что со всеми перекурами, разминками, кофе-паузами и прочими способами отвлечься это растягивается на 10, а то и 11 реальных часов. Каждый день я так работать не мог, поэтому зачастую приходилось ещё пару часов выделять в выходные. Очень часто в 40-часовую рабочую неделю я не вкладывался и трекал по 37-38 часов.

Ужаснее всего под трекером было сидеть над разного рода скучными задачами или когда ничего особо важного на повестке дня нет и необходимо самого себя чем-то занять. Тем более в условиях, когда выделить себе какую-то серьёзную задачу по рефакторингу, R&D или улучшению архитектуры приложения не получится — просто никто не даст на это зелёный свет.

Если честно, Crossover слегка ударил по мозгам, потому что даже сейчас, перейдя на работу без надзора, я по инерции работаю часов по 10 в день.

Помогаете devby = помогаете ИТ-комьюнити.

Засапортить сейчас.