Notion — инструмент, который может значительно облегчить ведение бизнеса. В этой статье я расскажу, как можно использовать шаблоны Notion, чтобы создать базу знаний компании, управлять HR-процессами, вести CRM-воронки, адаптировать персонал, создавать веб-сайты и планировать встречи.
Кто пишет: Мария Беганская, амбассадор Notion, сертифицированный эксперт по построению структур внутри Notion. Три года консультирую средний и крупный бизнес.
Почему Notion лучше других инструментов?
На рынке давно существуют и другие инструменты для организации работы. Например Microsoft, Google и Atlassian.
Но у Notion есть несколько ключевых преимуществ:
- Единое пространство. В отличие от Microsoft и Google, где вам приходится использовать отдельные приложения для различных задач (например, Microsoft Word, Excel, Google Docs, Google Sheets), Notion объединяет все функции в одном месте. Это значительно упрощает работу и уменьшает количество переключений между приложениями.
- Гибкость и настраиваемость. У Atlassian есть мощные Jira и Confluence, но их сложно настроить под вас. В Notion вы можете легко настроить свои рабочие процессы, даже не обладая техническими навыками.
- Шаблоны. Notion предлагает готовые шаблоны для различных бизнес-процессов, что позволяет быстро начать работу и адаптировать их под свои потребности. Это экономит время и помогает избежать ошибок.
Например: ваш отдел маркетинга начинает новую кампанию. Вы можете быстро создать RoadMap, добавить новые задачи в базу задач, обновить CRM-воронку с новыми лидами и организовать встречи команды для обсуждения стратегии.
Все это можно сделать в одном приложении без необходимости переключаться между разными инструментами.
База знаний компании
Место, где собрана вся важная информация о вашей организации. В Notion для этого уже есть готовые шаблоны, которые можно настроить под свои потребности: инструкции по использованию внутренних систем, справочники по продуктам, политика компании и многое другое.
Как база знаний облегчит вашу работу:
- Быстро найдёте нужную информацию.
- Сократиться время на обучение новых сотрудников.
- Уменьшиться количество повторяющихся вопросов.
Вот какие шаблоны в Notion я рекомендую:
HR -кабинеты
В Notion можно вести учет всех сотрудников, отслеживать их профессиональное развитие, планировать обучение и многое другое.
В таких кабинетах удобно хранить:
- Личные дела сотрудников.
- Планы обучения и развития.
- Графики отпусков.
- Внутренние объявления.
А вот шаблоны, которые удобно использовать:
CRM-воронки
Можно настроить CRM воронку, которая будет включать все этапы продаж — от первого контакта до завершения сделки.
Преимущества использования CRM воронок в Notion:
- Визуализация процесса продаж.
- Легкость в отслеживании прогресса.
- Возможность интеграции с другими инструментами.
Шаблоны, которые я рекомендую:
Онбординг
Процесс адаптации новых сотрудников постоянно превращается в игру «испорченный телефон». В Notion можно организовать пространство, где будут все необходимые шаги и материалы для новых людей в команде.
Что можно включить в шаблон адаптации:
- Приветственное письмо.
- План введения в должность.
- Список контактов.
- Важные документы и инструкции.
- Тесты (их тоже можно создать в Notion!).
А вот шаблоны, которые помогут заонбордить сотрудника:
Лэндинги
Шаблоны Notion позволяют быстро создать сайт без знаний программирования. И при регистрации в Notion у вас сразу есть домен, за который не надо платить, но можно кастомизировать.
Преимущества создания вебсайтов в Notion:
- Быстрая настройка и запуск.
- Возможность редактирования в любое время.
- Интеграция с другими инструментами.
Посмотрите, как выглядят сайты, созданные в Notion:
Шаблоны для встреч, 1:1 и ретроспектив
В Notion есть много готовых шаблонов для рабочих встреч. Они помогают структурировать обсуждение, фиксировать важные моменты и отслеживать прогресс.
Что можно включить в шаблоны для встреч:
- Повестка дня.
- Протокол встречи.
- Задачи и сроки.
- Фидбэк и заметки.
Шаблон для встреч 1:1 в Notion:
RoadMap
Стратегический план, который показывает, как будет развиваться проект или продукт с течением времени. В Notion вы можете создать RoadMap, который поможет вам визуализировать цели, задачи и важные этапы вашего проекта.
Что можно включить в RoadMap:
- Цели и вехи.
- Задачи и подзадачи.
- Сроки и дедлайны.
- Ответственные лица.
- Прогресс и статусы.
Пример RoadMap в Notion:
- на скрине — Шаблон № 1.
- Шаблон № 2.
- Шаблон № 3.
Рабочий стол компании
Шаблон, благодаря которому вы держете нужное для работы под рукой. Сотрудники быстро находят проекты, задачи, инструкции, документы. А руководители быстрее управляют работой и получают аналитику.
Рекомендую не пользоваться готовым шаблоном, а создать свое собственное пространства с нуля. Готовый шаблон никогда не будет отвечать целям вашей компании и, скорее всего, вы забросите работу над ним в самом начале — очень разочаровавшись в Notion.
Что можно включить в рабочий стол компании:
- База задач.
- База знаний.
- Встречи команды.
- CRM.
Однако включу примеры, как может выглядеть рабочий стола компании в Notion:
Notion — это универсальная платформа, которая адаптируется под потребности бизнеса и помогает структурировать и оптимизировать бизнес-процессы. Приятно, что сервис продолжает активно развиваться, добавляя новые функции и улучшения ежемесячно.
Независимо от того, создаете ли вы базу знаний, управляете HR процессами, ведете CRM воронку или планируете встречи, в нем есть найдутся инструменты для реализации ваших задач.
Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.
Что ещё почитать у комьюнити:
- 5 функций Notion, которые упростят вашу работу;
- Как правильно считать деньги? Обзор бесплатных шаблонов Notion;
- Как эффективно организовать работу и не прокрастинировать? Делюсь своей методикой.
Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.
Evernote эта штука не заменит, увы. Слишком много надо делать руками без автоматизации.