Легко настроить под себя, но сложно разобраться. Какие плюсы и минусы у Notion

Кто пишет: Мария Беганская, амбассадор Notion, сертифицированный эксперт по построению структур внутри Notion. Три года консультирую средний и крупный бизнес.

Плюсы использования Notion

Его легко настроить под себя

Notion — это настоящая находка для тех, кто хочет всё настроить под себя. Его гибкость позволяет создавать от простых заметок до сложных баз данных с множеством связей и фильтров.

Планируете отпуск? Notion может стать вашим личным туристическим агентом. Создаёте таблицу, в которой указываете маршруты, даты и контакты, полезные ссылки и рекомендации.

Разрабатываете новый продукт? В Notion есть доска Kanban. Управляйте задачами, устанавливайте дедлайны и назначайте ответственных. 

Если меняются ваши задачи и потребности, Notion легко настроить под себя. Не нужно переходить на другие системы.

Храните всю-всю-всю информацию в одном месте

Вместо того, чтобы использовать несколько приложений для разных задач, в Notion вы можете объединить всё в одном месте. Например, в Notion удобно создавать рабочие страницы для проектов, где можно отслеживать планы, отчёты и другие важные документы.

В Notion можно хранить списки покупок, планы на выходные или заметки по саморазвитию. Все в одном месте — меньше беспорядка и проще найти. 

Легко работать в команде 

В Notion есть возможность всем участникам одновременно вносить изменения документ. Это помогает избежать проблем, связанных с версиями файлов, и делает процесс работы более гладким.

Например, когда вы планируете крупное мероприятие, все члены команды могут добавлять свои идеи, проверять статус задач, добавлять комментарии и вносить коррективы в реальном времени.

Notion позволяет детально настраивать права доступа. Вы можете определить, кто из членов команды может просматривать, редактировать или комментировать страницы и базы данных. Это особенно полезно для чувствительных данных. 

В Notion есть самые разные шаблоны: Kanban-доски, календари, списки и многое другое. Поэтому сервис можно использовать как CRM. 

Интеграции с другими инструментами

Notion поддерживает множество интеграций с внешними сервисами. Насколько много, можно посмотреть тут.

​Встраивайте документы из Google Drive, добавляйте задачи из Trello или Asana, получайте уведомления из Slack об изменениях в базе данных Notion. Это упрощает работу, позволяя интегрировать Notion в вашу экосистему инструментов.

Хороший функционал в бесплатной версии

Notion предлагает бесплатную версию, которая станет отличным стартом для большинства пользователей. В бесплатной версии доступны все основные функции: создание страниц, баз данных и списков задач.

Для личного использования бесплатного тарифа достаточно, чтобы организовать все ваши заметки и задачи. Ведите личное расписание в Notion, ведите свои проекты и бюджет, записывайте идеи и планируйте рабочие задачи. И не надо тратить деньги на подписку.

Платный тариф — $12/месяц за человека.

Минусы Notion

Сложно освоить новым пользователям

Интерфейс Notion может показаться сложным, особенно если вы ранее не работали с подобными инструментами. Нужно много времени, чтобы создать большую базу данных или настроить взаимосвязи между элементами. 

Notion не работает без интернета

Notion — облачное приложение, отсюда и ограничения. Если вы находитесь в поездке без связи, ваши заметки и задачи будут недоступны. Это может стать проблемой, если вам срочно нужно получить доступ к важной информации.

А ещё вся ваша информация хранится на серверах Notion. Если произойдут технические сбои или изменится политика компании (например, введут санкции и для беларусских пользователей) вы можете утратить доступ к своим данным. 

Ограничения в бесплатной версии

Для более сложных и крупных проектов может потребоваться платная подписка. Например, если вы работаете с большим количеством данных или командой, вам может не хватить функций бесплатного плана, например расширенные возможности хранения и добавление большого числа участников. 

Если вам нужно больше возможностей для управления проектами, создания графиков или интеграций, вам придётся перейти на платную версию.

Сложно экспортировать данные

Выгрузка данных из Notion может быть сложной задачей. Хотя Notion поддерживает экспорт данных в форматы CSV или Markdown, не всегда сохраняется форматирование и структура документа. Например, если вы экспортируете сложные базы данных или страницы с множеством элементов, можно потерять информацию или неправильно отображать её в других приложениях.

Если вы решите перейти на другое приложение, то процесс переноса данных из Notion может быть не таким простым. Ни одно из существующих приложений не поддерживает 100% импорт Notion файлов. 

Слабое мобильное приложение

В мобильной версии Notion можно просматривать и редактировать контент. Но многие функции, например, работа с большими базами данных или сложная настройка, могут быть неудобными.

Например, изменить структуру базы данных или создать сложный дашборд лучше на компьютере.

***

Notion — это классный и функциональный инструмент. И он действительно может упростить вашу жизнь и работу. Но есть и ложка дёгтя! Поэтому обращайте внимание на другие сервисы. Может, они лучше подойдут под ваши задачи. 

Что ещё почитать о Notion: 

• «Сейчас идеальное время». Беларуска запустила ответ Notion; 
• Ваша аптечка, финансовый трекер или даже второй мозг. Как использовать Notion для личных задач; 
• 5 функций Notion, которые упростят вашу работу. 

devby 17 лет!

Вспоминаем наш (и ваш) переходный возраст и делимся виш-листом